Data kepegawaian dan individu pegawai ITS tersimpan di sebuah aplikasi yang bernama MyITS Human Capital atau lebih dikenal dengan nama MIHC. Salah satu menu di aplikasi ini yaitu Profil berisi tiga sub-menu yaitu biodata, anggota keluarga dan riwayat kependidikan. Di masing-masing sub-menu ini pegawai ITS dapat melihat, mengubah atau menambahkan data-datanya.
...
KTP
Kartu keluarga
Dokumen NPWP
2.4 Kepegawaian
Data kepegawaian hanya dapat ditambahkan dan diubah oleh Direktorat SDMO. Berikut adalah data-data yang ada di bagian ini
Status keaktifan
Jenis SDM (dosen atau tenaga kependidikan)
Status kepegawaian (PNS, Calon PNS, Non PNS atau Calon Non PNS)
Tanggal masuk menurut SPMT (Surat Perintah Melaksanakan Tugas)
Tanggal pensiun
NIP/NPP
NUPTK (Nomor Unik Pendidik dan Tenaga Kependidikan)
NIDN/NIDK/NITK
Nomor kartu pegawai
ID fingerprint
Untuk mengajukan perubahan data, dibutuhkan 2 file wajib untuk di upload yaitu KTP dan NPWP. Oleh karena itu, sebelum mengikuti langkah-langkah berikut ini pastikan Anda sudah menyiapkan file foto KTP dan NPWP.
...
Pastikan Anda telah melakuka Log in pada myITS Human Capital dan sudah berada pada halaman dashboard seperti gambar di bawah ini.
Pilih menu Profil di sebelah kiri halaman atau dibagian Layanan dan klik ‘Selengkapnya’
Pilih Submenu Biodata dan klik ‘Selengkapnya’ untuk menampilkan halaman Biodata
Pada halaman Biodata, klik ‘Ajukan Perubahan Data’
Silakan isi formulir Data Personal Baru pada bagian yang ingin diubah saja.
Misalnya pada contoh berikut mengubah Tempat Lahir yang awalnya Bangkalan menjadi Kuala Lumpur.
Setelah mengisi bagian yang ingin diubah saja, klik ‘Simpan’ dan halaman akan dialihkan menuju halaman ‘Detail Perubahan Personal’ dengan status pengajuan ‘Belum diajukan’ sehingga pengajuan masih disimpan sebagai Draft.
Beberapa data yang tidak mengalami perubahan, akan memiliki label ‘Tidak Ada Perubahan’
Untuk mengajukan perubahan tersebut, silakan lengkapi berkas terlebih dahulu.
Berkas yang harus diupload adalah KTP dan NPWP. Klik Edit untuk mengunggah file.
Pada halaman ‘Edit Berkas’, klik tanda + untuk mengunggah file berkas.
Terdapat 2 pilihan cara untuk mengunggah berkas. Apabila Anda akan mengunggah file baru atau belum pernah diunggah sebelumnya, maka pilih Berkas dari komputer Anda.
Klik tombol ‘Browse’ untuk memilih file yang ada dalam komputer Anda dan pastikan berkas dengan format jpeg,jpg dan ukuran maksimum 2 MB.
Pilih file yang sesuai lalu klik ‘Open’
Isilah Nama berkas karena kolom wajib diisi. Untuk kolom Keterangan berkas tidak wajib diisi. Lalu klik ‘Unggah’
Jika berkas berhasil terunggah maka akan muncul keterangan ‘Dokumen berhasil diunggah’
Selanjutnya unggah Dokumen NPWP. Jika tidak melakukan perubahan pada NPWP maka kirim dokumen yang sama seperti sebelumnya dengan memilih ‘Berkas Saya’
Setelah itu Anda dapat langsung memilih dokumen atau mencari berdasarkan nama berkas. Jika sudah terpilih maka klik ‘Pilih’
Jika berkas berhasil terunggah maka akan muncul keterangan ‘Dokumen berhasil diunggah’
Apabila berkas sudah lengkap terunggah, maka kembali pada halaman ‘Detail Perubahan Personal', lalu muncul pemberitahuan bahwa biodata sudah lengkap sehingga dapat klik tombol 'Ajukan’ untuk mengajukan perubahan personal.
Selanjutnya akan muncul Pakta Integritas lalu klik saja ‘Ajukan’
Lalu akan muncul pemberitahuan bahwa ‘Data berhasil diajukan’ dan status ajuan berubah dari Belum diajukan menjadi ‘Menunggu verifikasi’
Untuk melihat riwayat perubahan personal beserta status verifikasinya, Anda dapat melihat pada halaman ‘Biodata’ dengan tabel berisi informasi Tanggal Ajuan, Tanggal Verifikasi, dan Status Verifikasi.
Jika terdapat pengajuan perubahan data berstatus ‘Menunggu Verifikasi’, maka fitur ‘Ajukan Perubahan Data’ tidak tersedia karena setiap pengajuan harus menunggu pengajuan sebelumnya diverifikasi.
Silakan menunggu pengajuan perubahan data Anda diverifikasi oleh pihak Admin SDMO.
Jika pengajuan perubahan disetujui, maka status akan berubah menjadi ‘Disetujui’ dengan label warna hijau.
Jika pengajuan perubahan ditolak, maka status akan berubah menjadi ‘Ditolak’ dengan label warna merah.
...