Data kepegawaian dan individu pegawai ITS tersimpan di sebuah aplikasi yang bernama MyITS Human Capital atau lebih dikenal dengan nama MIHC. Salah satu menu di aplikasi ini yaitu Profil berisi tiga sub-menu yaitu biodata, anggota keluarga dan riwayat kependidikan. Di masing-masing sub-menu ini pegawai ITS dapat melihat, mengubah atau menambahkan data-datanya.
...
Data personal pegawai di MIHC bersumber dari berkas-berkas yang dilampirkan oleh pegawai saat mendaftarkan diri sebagai pegawai ITS. Data ini di-input-kan oleh Direktorat Sumber Daya Manusia dan Organisasi (DSDMO) ITS dan sangat memungkinan dapat dilakukan pengajuan perubahan oleh pegawai yang bersangkutan. Berikut adalah data-data yang terdapat di bagian Data Personal
2.1.1. Data Personal yang Dapat Diubah Melalui MIHC
Nama lengkap
Nama KTP
NIK
Nomor KK
Tempat dan tanggal lahir
Alamat sesuai KTP
Alamat domisili
Jenis kelamin
Golongan darah
Status perkawinan
Agama
Kewarganegaraan
Nomor Telepon
2.1.2. Data Personal yang Tidak Dapat Diubah Melalui MIHC
Dari data-data di atas terdapat data yang tidak dapat diubah melalui aplikasi MIHC yaitu
...
Untuk mengajukan perubahan data personal, dibutuhkan 2 file wajib untuk diunggah yaitu KTP dan KK. Jika kedua file tersebut belum pernah Bapak/Ibu unggah ke MIHC, pastikan Bapak/Ibu sudah menyiapkannya terlebih dahulu.
Data-data yang bisa diubah sebagaimana disebutkan di nomor 2.1.
Langkah - langkah:
Berikut merupakan langkah - langkah untuk mengajukan perubahan data personal:
Pastikan Anda telah melakuka melakukan Log in pada myITS Human Capital dan sudah berada pada halaman dashboard seperti gambar di bawah ini.
...
Pilih menu Profil di sebelah kiri halaman atau dibagian Layanan dan klik ‘Selengkapnya’
...
Pilih Submenu Biodata dan klik ‘Selengkapnya’ untuk menampilkan halaman Biodata
...
Secara default Bapak/Ibu akan diarahkan ke bagian Biodata seperti gambar di bawah. Silakan klik tombol Perubahan Data Personal.
Pada halaman Biodata, klik
...
Ajukan Perubahan Data. Jika tombol ini tidak muncul berarti sedang ada pengajuan perubahan yang belum diajukan atau belum selesai diverifikasi SDMO.
Silakan isi formulir Data Personal Baru pada bagian yang ingin diubah saja.
Misalnya pada contoh berikut mengubah Tempat Lahir yang awalnya Bangkalan menjadi Kuala Lumpur.
Setelah mengisi bagian yang ingin diubah saja, klik ‘Simpan’ dan halaman akan dialihkan menuju halaman ‘Detail Perubahan Personal’ dengan status pengajuan ‘Belum diajukan’ sehingga pengajuan masih disimpan sebagai Draft.
Beberapa data yang tidak mengalami perubahan, akan memiliki label ‘Tidak Ada Perubahan’
Untuk mengajukan perubahan tersebut, silakan lengkapi berkas terlebih dahulu.
...
Berkas yang harus diupload adalah KTP dan
...
KK. Silakan gulir ke bawah dan klik Edit di bagian Berkas untuk mengunggah file.
...
Pada halaman ‘Edit Berkas’, klik tanda + untuk mengunggah file berkas.
...
Terdapat 2 pilihan cara untuk mengunggah berkas. Apabila
...
Bapak/Ibu akan mengunggah file baru atau belum pernah diunggah sebelumnya, maka
...
klik Unggah Berkas Baru.
...
Klik tombol ‘Browse’ untuk memilih file yang ada dalam komputer Anda dan pastikan berkas dengan format jpeg,jpg dan ukuran maksimum 2 MB. Dari halaman ini Bapak/Ibu dapat kembali ke menu sebelumnya dengan mengeklik Pilih Berkas jika diperlukan.
...
Pilih file yang sesuai lalu klik ‘Open’
Isilah Nama berkas karena kolom wajib diisi. Untuk kolom Keterangan berkas tidak wajib diisi. Lalu klik
...
Unggah.
...
Jika berkas berhasil terunggah maka akan muncul keterangan ‘Dokumen berhasil diunggah’
...
Selanjutnya unggah
...
Setelah itu Anda dapat langsung memilih dokumen atau mencari berdasarkan nama berkas. Jika sudah terpilih maka klik ‘Pilih’
...
berkas KK. Jika belum pernah mengunggah berkas KK sebelumnya dapat mengulang langkah ketika unggah KTP. Atau jika ingin mencari berkas berdasarkan nama berkas Bapak/Ibu dapat mengetikkan nama di bagian “Cari…”. Pilih berkas kemudian klik ‘Pilih’.
Jika berkas berhasil terunggah maka akan muncul keterangan ‘Dokumen berhasil diunggah’
...
Apabila berkas sudah lengkap terunggah, maka kembali pada halaman ‘Detail Perubahan Personal', lalu muncul pemberitahuan bahwa biodata sudah lengkap sehingga dapat klik tombol
...
Ajukan untuk mengajukan perubahan personal.
...
Jika pada langkah nomor 6 Bapak/Ibu sudah pernah mengunggah berkas yang dibutuhkan di MIHC sebelumnya, maka tidak perlu memilih atau mengunggah berkas-berkas seperti langkah-langkah sebelumnya. Bapak/Ibu dapat langsung klik Ajukan. Tampilannya akan seperti berikut
...
Selanjutnya akan muncul Pakta Integritas lalu klik saja ‘Ajukan’
Lalu akan muncul pemberitahuan bahwa ‘Data berhasil diajukan’ dan status ajuan berubah dari Belum diajukan menjadi ‘Menunggu verifikasi’
...
Untuk melihat riwayat perubahan personal beserta status verifikasinya, Anda dapat melihat pada halaman ‘Biodata’ dengan tabel berisi informasi Tanggal Ajuan, Tanggal Verifikasi, dan Status Verifikasi.
...
Jika terdapat pengajuan perubahan data berstatus ‘Menunggu Verifikasi’, maka fitur ‘Ajukan Perubahan Data’ tidak tersedia karena setiap pengajuan harus menunggu pengajuan sebelumnya diverifikasi.
...
Silakan menunggu pengajuan perubahan data Anda diverifikasi oleh pihak Admin SDMO.
Jika pengajuan perubahan disetujui, maka status akan berubah menjadi ‘Disetujui’ dengan label warna hijau.
...
Pengajuan yang disetujui berarti data yang tampil di halaman profil akan berubah sesuai yang diajukan.
Jika pengajuan perubahan ditolak, maka status akan berubah menjadi ‘Ditolak’ dengan label warna merah.
...
