myITS Documents adalah aplikasi manajemen surat keputusan secara terpusat yang ada di lingkungan ITS.
Halaman ini berisikan panduan untuk hak akses petugas entri SK departemen.
| Info |
|---|
Data yang ada pada gambar di artikel ini adalah data dummy untuk keperluan pengembangan aplikasi. |
...
Proses pengajuan berhasil. Silakan menunggu validasi dari validator.
...
Revisi Entri SK
Apabila validator menolak ajuan SK, maka Anda harus melakukan revisi terhadap SK tersebut.
...
Masuk ke detail SK tersebut dengan mengeklik nomor SK.
Anda akan masuk ke halaman detail dan silakan lakukan perubahan dengan mengeklik tombol Edit.
...
Setelah diperbaiki, klik tombol Kirim untuk mengirim revisi.
Validator dapat melakukan proses review dan validasi dari revisi tersebut.
Membuat Permohonan SK
| Info |
|---|
Fitur permohonan SK adalah proses pembuatan SK baru secara digital. Berkas SK akan digenerate langsung dari aplikasi. |
...
Setelah permohonan SK Anda ajukan, Anda dapat memantau perkembangan proses persetujuan SK melalui status SK.
Permohonan Draft SK Bebas
SK Bebas adalah SK yang dapat dibuat sesuai kebutuhan Bapak/Ibu. Fitur ini dapat diakses oleh petugas entri.
Melihat Daftar Draft SK Bebas
Untuk melihat daftar SK Bebas, silakan masuk ke menu Draft SK Bebas melalui menu yang ada di sebelah kiri.
Akan muncul halaman Draft SK Bebas seperti gambar berikut.
...
Penjelasan status yang ada di kolom Status adalah sebagai berikut.
Status | Penjelasan |
|---|---|
Disimpan | Draft permohonan Bapak/Ibu sudah disimpan, namun belum diajukan. |
Diajukan | Draft sudah diajukan, menunggu verifikasi dan persetujuan dari pejabat SK. |
Disetujui | Draft sudah disetujui oleh pejabat SK. |
Ditolak | Draft ditolak (revisi) oleh pejabat SK. |
Untuk melihat detail dari SK, silakan klik nomor SK.
Membuat Permohonan Draft SK Bebas
Masuk ke halaman Draft SK Bebas dengan mengeklik menu Draft SK Bebas yang ada di sebelah kiri.
Pada halaman Draft SK Bebas, klik tombol + Tambah baru yang ada di sebelah kanan.
...
Akan muncul halaman Buat Draft SK Bebas seperti gambar berikut. Silakan Bapak/Ibu melakukan pengisian form yang ada sesuai kebutuhan.
...
Penjelasan singkat terkait form tersebut adalah sebagai berikut.
Form | Penjelasan |
|---|---|
Penandatangan | Secara default adalah Rektor ITS dan tidak bisa diubah. |
Bidang | Silakan pilih bidang dari SK yang ingin Bapak/Ibu buat. |
Jenis SK | Silakan pilih jenis SK sesuai pilihan yang tersedia. |
Kategori Kegiatan | Silakan pilih kategori SK. Pilihan ini akan mengacu kepada jenis SK yang Bapak/Ibu pilih. |
Tanggal SK | Masukkan tanggal mulai SK. |
Terhitung Mulai Tanggal | Masukkan tanggal terhitung mulai. |
Terhitung Selesai Tanggal | Masukkan tanggal terhitung selesai. |
Semester | Pilih semester. |
Tingkat Kegiatan | Pilih tingkat kegiatan dari SK. |
Nama Validator | Pilih validator yang akan memvalidasi permohonan SK ini. |
Multisemester? | Secara default terpilih tidak. Silakan klik toggle menjadi Ya apabila SK multisemester. |
Keterangan (Boleh Tidak Diisi) | Keterangan SK untuk catatan dan sejenisnya, opsional tidak wajib diisi. |
Setelah dirasa cukup, silakan klik tombol Buat Draft SK untuk menyimpan draft SK.
Selanjutnya Bapak/Ibu akan mengarah ke halaman detail draft surat keputusan yang tadi dibuat. Akan ada notifikasi terkait kelengkapan draft SK yang perlu Bapak/Ibu lengkapi seperti gambar berikut.
...
Silakan lengkapi data yang belum lengkap di masing-masing form seperti Judul SK, konsideran, dasar hukum, diktum, batang tubuh, dan penerima SK. Untuk bagian memperhatikan bersifat opsional.
Pada masing-masing bagian, silakan Bapak/Ibu klik tombol Edit atau Tambah yang ada di sebelah kanan untuk melengkapi form.
...
Untuk bagian konsideran, apabila diperlukan untuk menambah silakan Bapak/Ibu klik tombol Tambah di sebelah kanan seperti gambar berikut.
...
Untuk menambah penerima SK.
teks
teks
teks
teks
teks
teks, silakan klik tombol Tambah di bagian Daftar Penerima, kemudian masukkan nama penerima. Bapak/Ibu bisa mengeklik tombol + apabila ingin menambah penerima lebih dari satu seperti cuplikan berikut.
...
Setelah Bapak/Ibu sudah melengkapi semua data, peringatan akan hilang dan muncul tombol Ajukan. Silakan klik tombol Ajukan untuk mengajukan permohonan SK.
...
Setelah klik tombol Ajukan, Bapak/Ibu akan menerima notifikasi bahwa berhasil melakukan pengajuan draft SK untuk selanjutnya diverifikasi dan disetujui oleh pejabat SK.
...
Silakan menuju halaman Draft SK Bebas atau melihat detail SK Bebas untuk memantau status persetujuan pejabat SK.