Panduan Dekan, Kadep, dan Pimpinan Unit myITS MoU
- Muhammad Fattah Na'im PR
myITS MoU adalah aplikasi yang berada dibawah naungan Direktorat Kerjasama dan Pengelolaan Usaha (DKPU) untuk pusat data dan digitalisasi proses permintaan unduh dokumen MoU bagi dosen kampus ITS.
Halaman ini adalah panduan untuk user Kadep, Dekan, dan Pimpinan Unit dalam aplikasi myITS MoU.
Klik objek gambar untuk memperbesar gambar.
Tautan Cepat
Membuka Aplikasi myITS MoU
Aplikasi myITS MoU dapat diakses melalui myITS Portal atau alamat URL secara langsung di browser aplikasi Bapak/Ibu.
Melalui myITS Portal
Masuk ke halaman myITS Portal Bapak/Ibu.
Klik Lihat Semua Aplikasi.
Tombol Lihat Semua Aplikasi di myITS Portal.Lakukan pencarian, kemudian klik aplikasi myITS MoU.
Pencarian aplikasi myITS MoU.Bapak/Ibu akan berpindah ke aplikasi myITS MoU.
Melalui URL Langsung
Buka aplikasi browser Bapak/Ibu.
Masukkan alamat URL https://mou.its.ac.id kemudian tekan Enter.
Bapak/Ibu akan diminta untuk login menggunakan akun myITS untuk mengakses aplikasi myITS MoU.
Menu Beranda
Menu beranda berisikan informasi terkait riwayat permintaan dokumen yang Bapak/Ibu ajukan dengan detail informasi meliputi total permintaan dokumen MoU, tanggal dan jam pengajuan, informasi MoU yang diminta, keperluan, status permintaan, dan link untuk mengunduh dokumen MoU.
Melihat Data Riwayat Permintaan Dokumen
Permintaan dokumen MoU yang Bapak/Ibu ajukan akan dicatat oleh sistem sebagai riwayat permintaan. Bapak/Ibu dapat melihat riwayat permintaan tersebut pada section Permintaan Dokumen yang berada di menu Beranda.
Apabila Bapak/Ibu belum pernah mengajukan permintaan dokumen MoU, maka akan tertulis No data available in table.
Sedangkan gambar berikut adalah contoh apabila Bapak/Ibu pernah melakukan permintaan dokumen MoU.
Mengunduh Dokumen yang Disetujui Admin
Link dokumen unduh MoU hanya tersedia dalam 1x24 jam setelah disetujui oleh Admin. Bapak/Ibu dapat melakukan permintaan ulang dokumen MoU apabila telah kadaluwarsa.
Permintaan dokumen MoU yang Bapak/Ibu lakukan akan diverifikasi oleh Administrator DKPU. Setelah status permintaan disetujui, Bapak/Ibu dapat mengunduh berkas dokumen MoU tersebut melalui halaman Beranda.
Pada halaman menu Beranda, di kolom paling kanan dari MoU yang ingin Bapak/Ibu unduh, klik tombol unduh.
Perlu diperhatikan bahwa Bapak/Ibu hanya memiliki waktu 1x24 jam untuk mengunduh sejak permintaan MoU tersebut disetujui oleh Administrator DKPU.
Menu Daftar MoU
Menu Daftar MoU adalah halaman untuk menampilkan semua data MoU yang ada di aplikasi myITS MoU. Bapak/Ibu dapat mengakses halaman ini melalui menu navigasi yang berada di sebelah kiri aplikasi.
Melihat Daftar MoU
Bapak/Ibu akan mendapatkan akses untuk melihat seluruh daftar MoU yang tersedia di aplikasi myITS MoU.
Data tersebut akan disajikan dalam bentuk tabel dengan penjelasan singkat sebagai berikut :
No | Objek | Penjelasan Singkat |
|---|---|---|
1 | MoU | Informasi mengenai MoU meliputi nama Mitra, nomor MoU, dan status berkas (Final atau Draft). |
2 | Tgl MoU | Tanggal dimulainya kontrak, tanggal berakhir kontrak, dan status kontrak (aktif, akan expired, atau expired). |
3 | Daftar Kerjasama | Daftar kerjasama dari MoU terkait. |
4 | Tindak Lanjut | Daftar tindak lanjut kerjasama dari MoU terkait. |
5 | Permintaan Unduh | Kolom berisi ikon untuk mengajukan permintaan unduh MoU. |
6 | Cari | Digunakan untuk mencari MoU sesuai kebutuhan Bapak/Ibu. |
7 | Filter | Digunakan untuk menyortir data berdasarkan status kontrak (semua, aktif saja, akan expired saja, atau expired saja). |
8 | Jumlah Item per-Halaman | Jumlah daftar MoU yang ditampilkan per-halaman. |
Menggunakan Filter Status MoU
Filter Status MoU adalah fitur untuk menyortir data MoU berdasarkan statusnya. Lokasi filter MoU terdapat di sebelah kiri atas pada halaman Daftar MoU.
Bapak/Ibu dapat mengeklik filter untuk mencari MoU sesuai kebutuhan.
Adapun penjelasan singkat filter tersebut adalah sebagai berikut :
Nama Filter | Penjelasan Singkat |
|---|---|
Semua | Menampilkan seluruh data daftar MoU yang tersedia. |
Akan Exp. | Hanya menampilkan data daftar MoU yang masih aktif dan akan kadaluwarsa dalam waktu kurang dari tiga bulan mendatang. |
Expired | Hanya menampilkan data daftar MoU yang telah kadaluwarsa. |
Aktif | Hanya menampilkan data daftar MoU yang masih aktif. |
Mencari MoU
Untuk mencari data MoU yang diinginkan, Bapak/Ibu dapat menggunakan fitur pencarian yang ada di halaman Daftar MoU.
Masukkan kata kunci yang diinginkan.
NOTE Kata kunci yang Bapak/Ibu masukkan dapat mencakup pencarian Nama Mitra atau Nomor MoU.Tekan Enter untuk memproses pencarian.
Melihat Daftar Kerjasama dari MoU
Kolom Daftar Kerjasama di halaman Daftar MoU berisikan daftar kerjasama yang dilakukan berdasarkan turunan MoU terkait.
Apabila kolom Daftar Kerjasama kosong/tidak ada ikon, artinya belum ada kerjasama dari turunan MoU terkait.
Bapak/Ibu dapat melihat daftar kerjasama tersebut dengan cara sebagai berikut :
Pada kolom Daftar Kerjasama, klik ikon.
Akan muncul daftar kerjasama yang dilakukan berdasarkan turunan MoU terkait. Contoh tampilan daftar kerjasama adalah sebagai berikut :
Untuk menutup daftar kerjasama, Bapak/Ibu dapat mengeklik ikon di kolom kerjasama seperti ketika membuka daftar kerjasama.
Melihat Tindak Lanjut MoU
Kolom Tindak Lanjut di halaman Daftar MoU berisikan daftar tindak lanjut potensi kerjasama dari MoU terkait dengan status Belum dimulai, Diproses, atau Selesai.
Ikon di kolom tindak lanjut berisikan warna abu-abu, kuning, biru, dan hijau. Penjelasan singkat dari isi kolom tindak lanjut adalah sebagai berikut :
Warna | Gambar Ikon | Penjelasan |
|---|---|---|
Abu-Abu | Belum ada data tindak lanjut dari MoU terkait. | |
Kuning | Jumlah tindak lanjut yang belum dimulai. | |
Biru | Jumlah tindak lanjut yang sedang diproses. | |
Hijau | Jumlah tindak lanjut yang sudah selesai. |
Bapak/Ibu dapat mengakses detail tindak lanjut tersebut. Pada kolom Tindak Lanjut, klik salah satu objek yang berisikan angka.
Akan muncul pop up yang berisikan detail informasi tindak lanjut dari MoU terkait.
Klik Close untuk menutup pop up detail tindak lanjut.
Permintaan Unduh MoU
Bapak/Ibu pimpinan dapat melakukan permintaan unduh dokumen melalui aplikasi myITS MoU. Permintaan tersebut nantinya akan diproses dan disetujui oleh Administrator DKPU. Adapun cara permintaan unduh MoU adalah sebagai berikut :
Masuk ke menu Daftar MoU. Bapak/Ibu akan melihat seluruh MoU yang saat ini ada di sistem.
Lokasi permintaan unduh ada kolom paling kanan dengan ikon amplop seperti gambar berikut.
Klik tombol amplop untuk mengajukan permintaan unduh dokumen. Akan muncul pop up Kirim Permintaan Dokumen seperti gambar berikut.
Isikan keterangan dengan keperluan Bapak/Ibu mengajukan permintaan dokumen MoU terkait. Setelah itu, klik tombol Send Permintaan.
Akan muncul pesan Berhasil.
Bapak/Ibu dapat memantau perkembangan permintaan dokumen MoU tersebut di halaman Beranda.