myITS Project merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) ITS untuk digitalisasi proses bisnis kerja sama di Direktorat Kerjasama dan Pengelolaan Usaha (DKPU) ITS.
Halaman ini berisikan tutorial singkat penggunaan aplikasi myITS Project untuk Administrator.
Daftar Isi
Melihat Dashboard
Dashboard di myITS Project berisikan informasi data statistik Kerjasama yang dilakukan pada satu tahun. Informasi yang ditampilkan mencakup :
Jumlah pengadaan dan kontrak
Jumlah kontrak kerjasama yang sedang on progress dan yang sudah selesai
Informasi total nilai kerjasama berdasarkan klasifikasi mitra
Informasi total mitra yang terlibat dan klasifikasinya
Informasi daftar proyektan dengan kontrak tertinggi
Informasi daftar proyektan dengan kontrak terbanyak
Halaman ini dapat diakses pada menu Beranda yang berada di bagian paling atas.
Mitra
Setiap kerjasama wajib memilih Mitra kerjasama. Data mitra ini dapat dikelola oleh Administrator Front-Office melalui menu Mitra.
Membuat Data Mitra
Untuk membuat data mitra, silakan masuk ke menu Mitra.
Silakan klik tombol + Mitra yang ada di sebelah kanan.
Selanjutnya silakan isi form yang tersedia. Untuk yang berbintang merah, wajib diisi.
Apabila sudah selesai, silakan klik tombol Tambah Mitra.
Mengedit Data Mitra
Untuk mengedit data mitra, silakan masuk ke halaman Mitra kemudian klik nama mitra yang ingin Anda edit.
Akan muncul halaman detail mitra. Klik tombol Edit untuk membuka form dan silakan lakukan edit data mitra.
Setelah selesai, klik tombol Simpan Perubahan.
Menghapus Data Mitra
Untuk menghapus data mitra, pada halaman detail mitra, silakan klik tombol Hapus yang ada di sebelah kanan.
Pengadaan
Membuat Data Pengadaan
Silakan akses menu Pengadaan, kemudian klik tombol + Pengadaan untuk menambah data pengadaan baru.
Akan muncul form tambah Pengadaan. Silakan isi seluruhnya, kemudian pada bagian bawah halaman klik tombol Selanjutnya.
Di tahap ini, Anda harus memilih mitra. Silakan pilih mitra dari pengadaan. Apabila nama mitra belum ada, silakan Anda buat data mitra terlebih dahulu.
Selanjutnya, klik Simpan.
Mengedit Data Pengadaan
Untuk mengedit data pengadaan, silakan masuk ke detail pengadaan dengan mengeklik nama pengadaan.
Klik tombol Edit yang ada di sebelah kanan untuk membuka form.
Silakan lakukan edit atau perubahan data yang diperlukan. Setelah itu, klik tombol Simpan.
Mengunduh Data Pengadaan
Masuk ke halaman Pengadaan, kemudian klik tombol Unduh Rekap.
Pastikan Anda sudah sesuai memilih tahun, karena data akan diekspor berdasarkan tahun pengadaan yang Anda pilih. Sebagai contoh apabila Anda ingin mengekspor data pengadaan tahun 2023, maka silakan pilih tahun 2023 pada filter tahun sebelum klik Unduh Rekap.
Personil
Membuat Data Personil
Pembuatan data personil hanya untuk personil non-ITS. Khusus personil ITS, silakan hubungi petugas IT untuk proses sinkronisasi data.
Silakan masuk ke menu Personil.
Klik tombol + Personil yang ada di sebelah kanan, kemudian pilih Personil Non-ITS.
Akan muncul form data personil yang perlu Anda lengkapi.
Silakan lakukan pengisian kemudian klik tombol Simpan.
Mengedit Data Personil
Untuk mengedit data personil, silakan masuk ke halaman Personil kemudian klik nama personil yang ingin Anda ubah untuk masuk ke halaman detail personil.
Pada halaman detail personil, klik tombol Edit untuk membuka form dan silakan Anda lakukan edit sesuai kebutuhan.
Setelah selesai, klik tombol Simpan.
Menghapus Data Personil
Pada halaman detail personil, klik tombol Hapus yang ada di sebelah kanan.
Request Dokumen
Membuat Request Dokumen
Silakan masuk ke halaman Request Dokumen, kemudian klik tombol + Request Dokumen.
Akan muncul form request dokumen, silakan lengkapi data yang diperlukan.
Setelah itu, klik Tambah.
Mengubah Request Dokumen
Silakan masuk ke halaman Request Dokumen, kemudian klik judul Request Dokumen untuk masuk ke halaman detail Request Dokumen yang ingin Anda ubah.
Setelah itu, klik tombol Edit untuk membuka form. Silakan lakukan edit sesuai kebutuhan Anda.
Selanjutnya silakan klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
Menandai Selesai Pekerjaan
Sebagai eksekutor approval, silakan Anda menandai selesai pekerjaan dengan mengeklik tombol Selesai yang ada di bawah tanggal selesai dikerjakan.
Apabila Anda bertugas sebagai eksekutor terakhir, silakan klik tombol Tandai Selesai di sebelah kanan atas untuk menandai selesai keseluruhan,
Menghapus Request Dokumen
Untuk menghapus request dokumen, silakan menuju halaman detail dari request dokumen tersebut kemudian klik tombol Hapus yang ada di sebelah kanan.
Kerjasama
Membuat Data Kontrak Kerjasama
Untuk membuat data kerjasama baru, silakan masuk ke menu Kontrak Kerjasama, kemudian klik tombol + Kerjasama yang ada di sebelah kanan.
Silakan isi form data kerjasama dan personil kerjasama.
Selanjutnya, klik Simpan untuk menambah data kerjasama.
Mengunduh Data Rekap Kontrak Kerjasama
Untuk mengunduh rekap kontrak kerjasama, silakan masuk ke menu Kontrak Kerjasama.
Klik tombol Unduh Rekap yang ada di sebelah kanan.
Komplain
Membuat Data Komplain
Untuk membuat data komplain, silakan masuk ke menu Komplain.
Klik tombol + Komplain yang ada di sebelah kanan.
Akan muncul form Komplain yang bisa Anda isi.
Klik tombol Tambah.
Data komplain akan tampil di menu Komplain.
Berita Acara
Mengunggah Dokumen Berita Acara
Silakan masuk ke menu Berita Acara, kemudian pilih data kerjasama yang ingin Anda tambahkan dokumen berita acaranya.
Klik tombol + Berita Acara yang ada di sebelah kanan.
Silakan masukkan berkas yang dibutuhkan, kemudian klik tombol Simpan.
Laporan Akhir
Mengunggah Dokumen Laporan Akhir
Untuk mengunggah dokumen laporan akhir, silakan masuk ke menu Laporan Akhir.
Lakukan pencarian data kerjasama yang ingin Anda upload dokumen laporan akhirnya, kemudian klik tombol + Laporan yang ada di sebelah kanan.
Silakan unggah berkas laporan akhir dan klik Simpan.
Generate SK BKD
Pastikan Anda sudah melakukan validasi laporan akhir. Apabila belum melakukan validasi, silakan lakukan validasi dengan mengeklik tombol Validasi yang ada di sebelah kanan.
Setelah itu, klik tombol Generate SK BKD, dan masukkan tanggal serta nomor surat.
Klik tombol Generate.
Invoicing
Membuat Invoice
teks
Pencairan
Memproses Pencairan
teks
Rekap
Melihat Rekap Kerjasama
Untuk melihat rekap kerjasama, silakan masuk ke menu Rekap Kerjasama.
Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.
Melihat Rekap Invoicing
Untuk melihat data rekap invoice yang sudah dibuat, silakan masuk ke menu Rekap Invoicing.
Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.
Melihat Rekap Dana Masuk
Untuk melihat data dana masuk pada tanggal tertentu sampai tanggal tertentu, silakan masuk ke menu Rekap Dana Masuk.
Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.
Melihat Rekap Monitoring Dokumen
Untuk melihat rekap monitoring dokumen, silakan masuk ke menu Monitoring Dokumen.
Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.
Melihat Rekap Mitra Reorder
Untuk melihat rekap mitra yang melakukan reoder, silakan masuk ke menu Mitra Reoder.
Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.
Melihat Rekap Mitra Tahunan
Untuk melihat rekap mitra kerjasama tiap tahun, silakan masuk ke menu Mitra Tahunan.
Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.
Melihat Monitoring Laporan Akhir
Untuk melakukan monitoring laporan akhir, silakan masuk ke menu Monitoring Laporan Akhir.
Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.
Melihat Rekap Persetujuan Pencairan
Untuk melihat rekap persetujuan pencairan yang dilakukan ketua tim, silakan masuk ke menu Persetujuan Pencairan.
Akan muncul daftar persetujuan pencairan yang sudah dilakukan oleh ketua tim. Setelah pencairan diproses, maka data pencairan tersebut tidak ditampilkan lagi di halaman ini.
Jika halaman ini kosong, maka belum ada ketua tim yang melakukan persetujuan.
Melihat Rekap Monitoring Pencairan
Untuk melakukan monitoring pencairan, silakan masuk ke menu Monitoring Pencairan.
Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.
Melihat Rekap Monitoring Termin
Untuk melakukan monitoring termin penagihan, silakan masuk ke menu Monitoring Termin.
Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.
Melihat Rekap Monitoring Faktur
Untuk melakukan monitoring faktur yang sudah diajukan, silakan masuk ke menu Monitoring Faktur.
Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.
Melihat Rekap Monitoring Tindak Lanjut
Untuk melakukan monitoring invoice mana yang sudah diterbitkan lebih dari 14 hari namun belum ada dana masuk, silakan masuk ke menu Monitoring Tindak Lanjut.
Apabila dana masuk sudah ditambahkan ke aplikasi, maka data invoice tersebut tidak ditampilkan lagi di halaman ini.
Melihat Rekap Laporan Piutang Kerjasama
Untuk melihat nominal laporan keuangan dan piutang per-kerjasama, silakan masuk ke menu Laporan Piutang.
Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.