Data kepegawaian dan individu pegawai ITS tersimpan di sebuah aplikasi yang bernama MyITS Human Capital atau lebih dikenal dengan nama MIHC. Salah satu menu di aplikasi ini yaitu Profil berisi tiga sub-menu yaitu biodata, anggota keluarga dan riwayat kependidikan. Di masing-masing sub-menu ini pegawai ITS dapat melihat, mengubah atau menambahkan data-datanya.
1. Mengakses Biodata
Untuk melihat, mengubah atau menambahkan data di biodata MIHC, pegawai dapat melakukan dengan cara berikut:
Setelah melakukan login di myITS Portal silakan pilih atau cari aplikasi myITS HumanCapital.
Setelah sukses maka akan muncul halaman beranda. Dari halaman ini silakan klik menu Profil. Menu ini terdapat dua yaitu di bagian sidebar dan di bagian tengah menu Layanan.
Klik Profil melalui sidebar atau klik Selengkapnya di kotak Profil di bagian tengah.
Setelah sukses akan muncul halaman baru dengan judul Profil Pegawai berikut nama dan jenis sumber daya manusia (SDM) Bapak/Ibu di ITS. Jenis SDM ini antara lain dosen dan tenaga kependidikan.
Secara default biodata Bapak/Ibu muncul di halaman di bagian Biodata dengan dua menu lainnya di sebelah kanannya yaitu Anggota Keluarga dan Riwayat Pendidikan.
2. Data-Data di Biodata
Di halaman Profil bagian Biodata terdapat banyak data yang telah dikelompokkan menjadi empat bagian yaitu,
2.1. Data Personal
Data personal pegawai di MIHC bersumber dari berkas-berkas yang dilampirkan oleh pegawai saat mendaftarkan diri sebagai pegawai ITS. Data ini di-input-kan oleh Direktorat Sumber Daya Manusia dan Organisasi (DSDMO) ITS dan sangat memungkinan dapat dilakukan pengajuan perubahan oleh pegawai yang bersangkutan. Berikut adalah data-data yang terdapat di bagian Data Personal
Nama lengkap
Nama KTP
NIK
Nomor KK
Tempat dan tanggal lahir
Alamat sesuai KTP
Alamat domisili
Jenis kelamin
Golongan darah
Status perkawinan
Agama
Kewarganegaraan
Nomor Telepon
Dari data-data di atas terdapat data yang tidak dapat diubah melalui aplikasi MIHC yaitu
Nama lengkap hanya bisa diubah oleh Direktorat SDMO
Nomor telepon hanya bisa diubah melalui myITS Portal
2.2. Data Wajib Pajak
Data wajib pajak di MIHC hanya terdapat dua yaitu NPWP dan nama wajib pajak. Keduanya dapat diajukan perubahan oleh pegawai.
2.3. Dokumen
Dokumen di biodata pegawai berisi berkas-berkas yang dapat dilihat dan diunduh oleh pegawai yaitu
KTP
Kartu keluarga
Dokumen NPWP
2.4. Kepegawaian
Data kepegawaian di MIHC hanya dapat ditambahkan dan diubah oleh Direktorat SDMO. Berikut adalah data-data yang ada di bagian ini
Status keaktifan
Jenis SDM (dosen atau tenaga kependidikan)
Status kepegawaian (PNS, Calon PNS, Non PNS atau Calon Non PNS)
Tanggal masuk menurut SPMT (Surat Perintah Melaksanakan Tugas)
Tanggal pensiun
NIP/NPP
NUPTK (Nomor Unik Pendidik dan Tenaga Kependidikan)
NIDN/NIDK/NITK
Nomor kartu pegawai
ID fingerprint
3. Perubahan Biodata
Pegawai dapat melakukan perubahan biodata kecuali data kepegawaian. Hanya admin di Direktorat SDMO yang memiliki akses untuk melakukan perubahan terhadap data kepegawaian. Selain itu, pegawai dapat melakukan perubahan biodata melalui proses pengajuan perubahan. Dalam sebuah pengajuan perubahan, sebelum biodata benar-benar berubah harus melalui proses verifikasi oleh Direktorat SDMO. Berikut adalah cara mengajukan perubahan biodata.
3.1. Perubahan Data Personal
Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum membuat pengajuan perubahan data personal
Untuk mengajukan perubahan data personal, dibutuhkan 2 file wajib untuk diunggah yaitu KTP dan KK. Jika kedua file tersebut belum pernah Bapak/Ibu unggah ke MIHC, pastikan Bapak/Ibu sudah menyiapkannya terlebih dahulu.
Data-data yang bisa diubah sebagaimana disebutkan di nomor 2.1.
Berikut merupakan langkah - langkah untuk mengajukan perubahan data personal:
Pastikan Anda telah melakukan Log in pada myITS Human Capital dan sudah berada pada halaman dashboard seperti gambar di bawah ini.
Pilih menu Profil di sebelah kiri halaman atau dibagian Layanan dan klik ‘Selengkapnya’
Secara default Bapak/Ibu akan diarahkan ke bagian Biodata seperti gambar di bawah. Silakan klik tombol Perubahan Data Personal.
Pada halaman Biodata, klik Ajukan Perubahan Data. Jika tombol ini tidak muncul berarti sedang ada pengajuan perubahan yang belum diajukan atau belum selesai diverifikasi SDMO.
Silakan isi formulir Data Personal Baru pada bagian yang ingin diubah saja.
Misalnya pada contoh berikut mengubah Tempat Lahir yang awalnya Bangkalan menjadi Kuala Lumpur.
Setelah mengisi bagian yang ingin diubah saja, klik ‘Simpan’ dan halaman akan dialihkan menuju halaman ‘Detail Perubahan Personal’ dengan status pengajuan ‘Belum diajukan’ sehingga pengajuan masih disimpan sebagai Draft.
Beberapa data yang tidak mengalami perubahan, akan memiliki label ‘Tidak Ada Perubahan’
Untuk mengajukan perubahan tersebut, silakan lengkapi berkas terlebih dahulu.
Berkas yang harus diupload adalah KTP dan KK. Silakan gulir ke bawah dan klik Edit di bagian Berkas untuk mengunggah file.
Pada halaman ‘Edit Berkas’, klik tanda + untuk mengunggah file berkas.
Terdapat 2 pilihan cara untuk mengunggah berkas. Apabila Bapak/Ibu akan mengunggah file baru atau belum pernah diunggah sebelumnya, maka klik Unggah Berkas Baru.
Klik tombol ‘Browse’ untuk memilih file yang ada dalam komputer Anda dan pastikan berkas dengan format jpeg,jpg dan ukuran maksimum 2 MB. Dari halaman ini Bapak/Ibu dapat kembali ke menu sebelumnya dengan mengeklik Pilih Berkas jika diperlukan.
Pilih file yang sesuai lalu klik ‘Open’
Isilah Nama berkas karena kolom wajib diisi. Untuk kolom Keterangan berkas tidak wajib diisi. Lalu klik Unggah.
Jika berkas berhasil terunggah maka akan muncul keterangan ‘Dokumen berhasil diunggah’
Selanjutnya unggah berkas KK. Jika belum pernah mengunggah berkas KK sebelumnya dapat mengulang langkah ketika unggah KTP. Atau jika ingin mencari berkas berdasarkan nama berkas Bapak/Ibu dapat mengetikkan nama di bagian “Cari…”. Pilih berkas kemudian klik ‘Pilih’.
Jika berkas berhasil terunggah maka akan muncul keterangan ‘Dokumen berhasil diunggah’
Apabila berkas sudah lengkap terunggah, maka kembali pada halaman ‘Detail Perubahan Personal', lalu muncul pemberitahuan bahwa biodata sudah lengkap sehingga dapat klik tombol Ajukan untuk mengajukan perubahan personal.
Jika pada langkah nomor 6 Bapak/Ibu sudah pernah mengunggah berkas yang dibutuhkan di MIHC sebelumnya, maka tidak perlu memilih atau mengunggah berkas-berkas seperti langkah-langkah sebelumnya. Bapak/Ibu dapat langsung klik Ajukan. Tampilannya akan seperti berikut
Selanjutnya akan muncul Pakta Integritas lalu klik saja ‘Ajukan’
Lalu akan muncul pemberitahuan bahwa ‘Data berhasil diajukan’ dan status ajuan berubah dari Belum diajukan menjadi ‘Menunggu verifikasi’
Untuk melihat riwayat perubahan personal beserta status verifikasinya, Anda dapat melihat pada halaman ‘Biodata’ dengan tabel berisi informasi Tanggal Ajuan, Tanggal Verifikasi, dan Status Verifikasi.
Jika terdapat pengajuan perubahan data berstatus ‘Menunggu Verifikasi’, maka fitur ‘Ajukan Perubahan Data’ tidak tersedia karena setiap pengajuan harus menunggu pengajuan sebelumnya diverifikasi.
Silakan menunggu pengajuan perubahan data Anda diverifikasi oleh pihak Admin SDMO.
Jika pengajuan perubahan disetujui, maka status akan berubah menjadi ‘Disetujui’ dengan label warna hijau. Pengajuan yang disetujui berarti data yang tampil di halaman profil akan berubah sesuai yang diajukan.
Jika pengajuan perubahan ditolak, maka status akan berubah menjadi ‘Ditolak’ dengan label warna merah.
