Panduan Tim Unit DPP myITS Project

Owned by Muhammad Fattah Na'im PR
Last updated: Jun 21, 2023
6 min read

myITS Project merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) ITS untuk digitalisasi proses bisnis kerja sama di Direktorat Kerjasama dan Pengelolaan Usaha (DKPU) ITS.

Halaman ini berisikan tutorial singkat penggunaan aplikasi myITS Project untuk role Tim Unit DPP (Viewer myITS Project DPP).

Note: Seluruh data kerja sama yang tampil pada gambar di artikel ini adalah data dummy untuk keperluan development dan artikel manual myITS Project.

Klik objek gambar untuk memperbesar gambar.

Daftar Isi

Membuka Aplikasi myITS Project

Aplikasi myITS Project dapat dibuka melalui dashboard myITS Portal dengan mengeklik ikon myITS Project seperti gambar berikut.

Ikon aplikasi myITS Project pada dashboard myITS Portal.

Setelah mengeklik ikon, Bapak/Ibu akan langsung mengarah ke aplikasi myITS Project.

Melihat Halaman Beranda

Setelah berhasil Log In ke aplikasi myITS Project, Bapak/Ibu akan langsung diarahkan ke halaman Beranda. Halaman ini berisikan informasi kerja sama yang telah terdata di aplikasi.

Tampilan halaman beranda myITS Project

Penjelasan Komponen Dashboard

Adapun penjelasan singkatnya adalah sebagai berikut.

Bagian Dashboard

Penjelasan Singkat

Bagian Dashboard

Penjelasan Singkat

 

Berisikan jumlah Pengadaan dan Kontrak yang telah terdata.

 

Informasi lebih rinci terkait berapa kerjasama yang on progress dan berapa yang telah selesai.

 

Informasi terkait total nominal uang dari kerjasama yang terdata di sistem, dengan dikelompokkan berdasarkan jenis Mitra.

Note: Ditampilkan dalam Milyar. Contoh apabila Rp 500 juta, maka di grafik akan tampil 0,5.

 

Informasi terkait Mitra kerjasama yang disajikan dalam bentuk pie chart beserta penjabaran klasifikasi mitra pada teks dibawah chart.

 

Filter tahun kerjasama. Seluruh informasi dari bagian lain akan mengacu kepada filter ini. Bapak/Ibu bisa mengubah tahunnya untuk melihat rangkuman kerja sama pada tahun yang diinginkan.

Melihat Rekap Keuangan

Untuk melihat data rekap keuangan, Bapak/Ibu dapat mengeklik menu Rekap Keuangan yang berada di sebelah kiri aplikasi.

Bapak/Ibu akan menuju ke halaman Rekap Keuangan yang berisikan data-data rekap keuangan seperti gambar berikut.

Bapak/Ibu dapat memonitor data keuangan pekerjaan yang ada di myITS Project, dan dapat menggunakan fitur filter data untuk mempermudah pencarian yang diinginkan.

Adapun filter yang dapat digunakan adalah sebagai berikut.

Komponen Filter Data

Tahun Kerjasama

Menentukan tahun pekerjaan yang diinginkan, multiple tahun. Bapak/Ibu dapat memilih secara jangka waktu, misalnya pekerjaan dari 2020 sampai 2023.

Tahun Pembuatan Invoice

Tahun invoice dibuat.

Tanggal Invoice

Tanggal pembuatan invoice.

Notifikasi Ketua Tim

Status dari notifikasi ketua tim.

  • Pilih semua untuk melihat semua rekap keuangan yang ketua timnya sudah dinotifikasi dan belum.

  • Pilih sudah dinotifikasi untuk melihat rekap keuangan yang sudah disetujui oleh ketua tim.

  • Pilih belum dinotifikasi untuk melihat rekap keuangan yang belum disetujui oleh ketua tim.

Persetujuan Ketua Tim

Status persetujuan dari ketua tim.

  • Pilih semua untuk melihat semua rekap keuangan yang ketua timnya sudah menyetujui dan belum.

  • Pilih Disetujui untuk melihat rekap keuangan yang ketua timnya sudah menyetujui.

  • Pilih Belum Disetujui untuk melihat rekap keuangan yang ketuanya belum menyetujui.

  • Pilih Ditolak untuk melihat rekap keuangan yang ketuanya menolak.

Jenis Pekerjaan

Jenis pekerjaan yang dilakukan.

  • Pilih semua untuk melihat semua rekap keuangan dari semua jenis pekerjaan.

  • Pilih Kerjasama Profesional untuk melihat rekap keuangan dari jenis pekerjaan kerjasama profesional.

  • Pilih Pelatihan untuk melihat rekap keuangan dari jenis pekerjaan pelatihan.

Komponen Rangkuman Data

Jumlah Invoice

Jumlah dari invoice yang ditemukan dari hasil pencarian.

Total Nilai Invoice

Total penjumlahan nilai invoice dari hasil pencarian.

Total Invoice Terbayar

Total penjumlahan nilai invoice yang sudah terbayar dari hasil pencarian.

Total Piutang

Total penjumlahan piutang dari hasil pencarian.

Total Dana Masuk

Total penjumlahan dana masuk dari hasil pencarian.

Total Dana Masuk Belum Pencairan

Total penjumlahan dana masuk yang belum pencairan dari hasil pencarian.

Penjelasan Kolom Data Rekap

No

Nomor urut hasil pencarian

Nama Pekerjaan

Nama pekerjaan. Berisikan informasi sebagai berikut.

  • ID kerjasama

  • Nama pekerjaan

  • Ketua tim

  • jenis pekerjaan

Nilai Kontrak

Nilai kontrak dari pekerjaan dan informasi PPN (dikenakan PPN atau tidak dikenakan PPN).

Tanggal Invoice

Tanggal invoice

Nomor Invoice

Nomor invoice dan informasi termin dari invoice terkait.

Nilai Invoice

Nilai invoice

Dana Masuk

Nilai dana masuk dari invoice terkait. Apabila belum ada dana masuk, maka otomatis nilainya 0

Pencairan

Nilai pencairan dari invoice terkait. Apabila belum ada pencairan, maka otomatis nilainya 0

Status Ketua Tim

Status dari ketua tim atau proyektan. Berisikan informasi sebagai berikut.

  • Status notifikasi (apakah sudah dinotifikasi atau belum)

  • Status persetujuan ketua tim (apakah sudah menyetujui, belum menyetujui, atau menolak)

  • Tanggal menyetujui atau tanggal menolak. Bila ketua tim belum menyetujui, maka tidak muncul.

Progres

Status dari invoice. Adapun status yang ada sebagai berikut.

  • Belum ada (belum ada proses pencairan yang berjalan).

  • Belum Diproses (pencairan belum diproses karena menunggu keputusan ketua tim, atau ketua tim tidak setuju).

  • Sedang Diproses (pencairan sedang dalam proses).

  • Sudah Ditransfer (dana sudah ditransfer ke rekening ketua tim).

Apabila Administrator DKPU sudah mengunggah bukti rilis, maka akan muncul ikon unduh di bawah status.

Mengunduh Rekap Keuangan

Bapak/Ibu dapat mengunduh hasil pencarian rekap keuangan dalam bentuk excel dengan cara sebagai berikut.

Pada halaman Rekap Keuangan, klik tombol Unduh Excel yang berada di sebelah kanan.

Proses unduh akan berlangsung.

Mengunduh Bukti Rilis

Bukti rilis adalah berkas yang diunggah oleh Administrator DKPU setelah proses pencairan dana dan dapat diunduh oleh ketua tim atau proyektan.

Bapak/Ibu tim unit DPP juga mendapat akses untuk mengunduh berkas tersebut dengan cara sebagai berikut.

Masuk ke halaman Rekap Keuangan, kemudian pada kolom Progress, apabila Administrator DKPU sudah mengunggah bukti rilis, maka akan muncul tombol unduh seperti gambar berikut.

Klik tombol unduh untuk mengunduh bukti rilis.

Melihat Rekap Pencairan

Rekap pencairan adalah fitur untuk melihat data rekap dari proses pencairan dana pekerjaan ketua tim di myITS Project.

Bapak/Ibu dapat masuk ke halaman rekap pencairan melalui menu Rekap Pencairan yang ada di sebelah kiri aplikasi.

Berikut adalah tampilan halaman rekap pencairan.

Bapak/Ibu dapat menggunakan fitur filter untuk memonitor data pencairan dana pada tanggal tertentu sesuai kebutuhan.

Adapun penjelasan singkat tentang komponen yang ada di rekap pencairan ini adalah sebagai berikut.

Filter Data dan Komponen Lainnya

Tanggal Surat Pencairan

Fitur untuk memilih rentang tanggal berdasarkan tanggal surat pencairan yang telah diinput oleh Administrator Keuangan DKPU.

Nilai Pencairan Dana Carry Over

Nilai total penjumlahan dari pencairan dana yang carry over berdasarkan hasil pencarian data.

Nilai Dana Masuk

Nilai total penjumlahan dari dana masuk berdasarkan hasil pencarian data.

Penjelasan Kolom Data Rekap

No

Nomor

Data Berkas

Data yang berisikan terkait pemberkasan, meliputi :

  • Nomor surat pencairan dana kerjasama

  • Tanggal surat pencairan dana kerjasama

  • ID berkas kerjasama

Nilai Pencairan

Nilai dari pencairan dana

Ketua Tim

Nama ketua tim kerjasama

Status SIMPRO

Menampilkan status meliputi :

  • Tercatat : SIMPRO

  • Tanggal pencairan disetujui oleh ketua tim

E-Billing ke ITS

Data yang menampilkan E-Billing ke ITS meliputi PPN dan PPh 23. Apabila tidak ada, kolom akan kosong.

Data Bank Pencairan

Data rekening dari ketua tim, meliputi :

  • Nama bank

  • No. rekening

  • Nama pemilik rekening

Keterangan

Berisikan keterangan dari pencairan termin dan persentasenya, serta informasi tanggal rilis. Apabila bukti rilis belum diunggah oleh Administrator, maka akan kosong atau strip (-).

Pemungutan, PPh 23, dan PPN

Berisikan informasi terkait pemungutan pajak, PPh 23, dan PPN.

Mengunduh Rekap Pencairan

Bapak/Ibu juga dapat mengunduh rekap pencairan dari hasil pencarian data yang dilakukan.

Setelah melakukan pencarian data dan data sudah tampil, pada bagian kanan atas klik tombol Unduh Excel.

Proses unduh akan segera berjalan.