Panduan Petugas Entri SK myITS Documents
- Muhammad Fattah Na'im PR
myITS Documents adalah aplikasi manajemen surat keputusan secara terpusat yang ada di lingkungan ITS.
Halaman ini berisikan panduan untuk hak akses petugas entri SK departemen.
Data yang ada pada gambar di artikel ini adalah data dummy untuk keperluan pengembangan aplikasi.
Daftar Isi
Membuka Aplikasi
Untuk membuka aplikasi, silakan klik aplikasi myITS Documents yang berada di beranda myITS Portal Anda.
Setelah itu Anda akan masuk ke halaman beranda myITS Documents seperti gambar berikut.
Membuat Entri SK Manual
Entri SK Manual adalah proses entri yang dilakukan apabila dokumen sudah jadi, sehingga berkas SK tersebut akan Anda upload secara manual, bukan generate dari aplikasi.
Proses ini dapat diakses melalui menu Buat Entri SK.
SK Pembimbing Tugas Akhir/Thesis/Disertasi
Pilih SK Pembimbing Tugas AKhir/Thesis/Disertasi.
Anda akan masuk ke halaman SK Pembimbing TA/Thesis/Disertasi. Silakan klik tombol Tambah Data yang ada di sebelah kanan untuk menambahkan data baru.
Melengkapi Form Entri SK
Setelah klik Tambah Data, akan muncul halaman yang berisikan form entri SK.
Silakan Anda lengkapi form yang ada dengan benar.
Penjelasan singkat tentang form tersebut adalah sebagai berikut.
Nama SK | Masukkan judul SK yang ingin Anda buat. Sebagai contoh : SK Pembimbing Disertasi Program Doktor Ilmu Komputer Departemen Teknik Informatika Semester Genap TA.2001/2002 Jalur Reguler Kelas Kerjasama |
|---|---|
Nomor Dokumen | Masukkan nomor dokumen SK. |
Tanggal SK | Masukkan tanggal SK. |
Terhitung Mulai Tanggal SK | Masukkan tanggal mulai terhitung dari SK. |
Terhitung Selesai Tanggal SK | Masukkan tanggal terhitung selesai dari SK. |
Semester | Silakan pilih semester. |
Program | Silakan pilih program. |
Jenjang | Silakan pilih jenjang. |
Jenis Bimbingan | Otomatis terisi sesuai jenjang yang Anda pilih. |
Nama Pejabat Penetap | Silakan pilih pejabat penetap SK. |
Jabatan | Otomatis terisi sesuai pejabat penetap yang Anda pilih. |
Nama Validator | Silakan pilih validator untuk memvalidasi SK. |
Program Studi | Silakan pilih program studi SK terkait. |
Tingkat Kegiatan | Silakan pilih tingkat kegiatan. |
Sumber Pendanaan | Silakan pilih sumber pendanaan. |
Apakah Multisemester? | Silakan pilih sesuai SK yang akan Anda buat, apakah multisemester atau tidak. |
Apakah Eksternal? | Silakan pilih apakah eksternal atau tidak. |
Keterangan | Masukkan keterangan apabila dibutuhkan (opsional). |
Setelah semua terisi dengan benar, klik tombol Simpan. Pastikan muncul notifikasi bahwa data berhasil disimpan.
Mengunggah Dokumen SK
Hanya dapat mengunggah satu file untuk satu entri SK.
Setelah mengisi form, langkah selanjutnya adalah mengunggah dokumen SK ke aplikasi. Di halaman detail SK, terdapat section Unggah Dokumen seperti gambar berikut.
Klik tombol Unggah untuk mengunggah dokumen.
Akan muncul pop up Unggah Dokumen. Pilih berkas yang ingin Anda unggah, pastikan dengan format PDF kemudian klik Kirim.
Pastikan dokumen sudah tersimpan. Anda dapat mengunduh, melihat detail, atau menghapus dokumen apabila diperlukan dengan mengeklik tombol titik tiga yang ada di sebelah dokumen.
Menambahkan Penerima SK
Langkah selanjutnya adalah menambahkan daftar penerima dari SK.
Pada section Daftar Penerima, silakan klik tombol Edit.
Akan muncul halaman untuk mengelola data seperti gambar berikut.
Silakan masukkan dosen pembimbing, kemudian berikut mahasiswanya. Data mahasiswa dapat dimasukkan lebih dari satu pada tiap dosen pembimbing.
Apabila sudah benar, silakan klik tombol Tambah.
Pastikan data tersebut sudah masuk ke daftar penerima.
Anda dapat mengedit atau menghapus data yang sudah tersimpan tersebut melalui tombol Edit dan Hapus yang ada di kolom Aksi.
Lakukan proses penambahan ulang hingga seluruh penerima tersimpan.
Mengajukan Validasi Entri SK
Setelah melengkapi seluruh data yang ada di entri SK, Anda dapat mengajukan data tersebut untuk divalidasi oleh validator.
Di halaman detail Entri SK, terdapat objek melayang dengan tombol Kirim seperti gambar berikut.
Klik tombol Kirim untuk mengajukan validasi entri SK tersebut.
Akan muncul pop up konfirmasi, klik tombol Kirim.
Proses pengajuan berhasil. Silakan menunggu validasi dari validator.
Revisi Entri SK
Apabila validator menolak ajuan SK, maka Anda harus melakukan revisi terhadap SK tersebut.
Masuk ke detail SK tersebut dengan mengeklik nomor SK.
Anda akan masuk ke halaman detail dan silakan lakukan perubahan dengan mengeklik tombol Edit.
Setelah diperbaiki, klik tombol Kirim untuk mengirim revisi.
Validator dapat melakukan proses review dan validasi dari revisi tersebut.
Membuat Permohonan SK
SK Pembimbing Tugas Akhir/Thesis/Disertasi
Untuk membuat SK Pembimbing Tugas Akhir/Thesis/Disertasi, silakan masuk ke halaman Buat Permohonan SK.
Klik tombol Tambah Baru yang ada di sebelah kanan.
Melengkapi Formulir Permohonan SK
Anda akan menuju ke halaman formulir Permohonan SK Pembimbing Tugas Akhir/Thesis/Disertasi seperti gambar berikut.
Silakan isi formulir yang ada.
Penjelasan singkat terkait formulir tersebut adalah sebagai berikut.
Judul SK | Masukkan judul SK yang ingin Anda buat. Sebagai contoh : SK Pembimbing Disertasi Program Doktor Ilmu Komputer Departemen Teknik Informatika Semester Genap TA.2001/2002 Jalur Reguler Kelas Kerjasama |
|---|---|
No Tanggal SK | Masukkan No tanggal SK. |
Tanggal SK | Masukkan tanggal SK. |
Terhitung Mulai Tanggal SK | Masukkan terhitung mulai tanggal SK. |
Semester | Pilih semester. |
Program | Pilih program. |
Jenjang | Pilih jenjang pendidikan. |
Jenis Bimbingan | Jenis bimbingan akan otomatis terisi sesuai jenjang yang dipilih. |
Program Studi | Pilih program studi. |
Nama Validator | Pilih validator SK. Nama yang Anda pilih akan melakukan validasi SK setelah statusnya diajukan. |
Tingkat Kegiatan | Silakan pilih tingkat kegiatan. |
Sumber Pendanaan | Silakan pilih sumber pendanaan. |
Apakah Multisemester? | Silakan pilih sesuai SK yang akan Anda buat, apakah multisemester atau tidak. |
Keterangan | Masukkan keterangan apabila dibutuhkan (opsional). |
Klik Simpan. Pastikan muncul notifikasi “Data permohonan SK berhasil disimpan” dan Anda akan masuk ke halaman Detail SK seperti gambar berikut.
Menentukan Pemaraf Penandatangan Permohonan SK
Setelah Anda berada di halaman Detail SK, silakan scroll ke bagian bawah. Terdapat section Pemaraf Penandatangan seperti gambar berikut.
Silakan klik tombol Edit untuk menambah data pemaraf.
Anda akan masuk ke halaman Edit Alur Persetujuan SK Pembimbing TA seperti gambar berikut. Silakan klik Tambah Penandatangan di section Tambah Data Pemaraf.
Akan muncul penandatangan. Silakan pilih jabatan yang perlu melakukan pemaraf atau penandatanganan.
Sebagai contoh Kepala Departemen Arsitektur.
Setelah itu, klik Simpan.
Pastikan Anda mendapatkan notifikasi “Data pemaraf berhasil ditambahkan.” dan Kepala Departemen Arsitektur sudah masuk menjadi pemaraf.
Anda dapat mengatur dan menambah alur persetujuan sesuai keinginan, mulai pemaraf sampai penandatangan.
Sebagai contoh, pemaraf adalah Kepala Departemen, dan penandatangan adalah Dekan Fakultas Teknik Sipil, Perencanaan, dan Kebumian.
Menentukan Tembusan Permohonan SK
Setelah Anda berada di halaman Detail SK, silakan scroll ke bagian bawah. Terdapat section Tembusan seperti gambar berikut.
Silakan klik tombol Edit yang ada di section Tembusan.
Akan muncul halaman Entri Tembusan SK seperti gambar berikut.
Klik tombol Tambah Tembusan, kemudian memilih pihak mana yang perlu mendapatkan tembusan dari SK ini.
Setelah itu, klik Simpan.
Akan muncul notifikasi “Data Tembusan berhasil ditambahkan”. Pastikan pihak yang Anda pilih sudah masuk ke Daftar Tembusan.
Memilih Daftar Penerima SK
Setelah Anda berada di halaman Detail SK, silakan scroll ke bagian bawah. Terdapat section Tabel Penerima seperti gambar berikut.
Silakan klik tombol Edit di section Tabel Penerima.
Akan muncul halaman Edit Penerima SK, klik tombol Tambah Penerima seperti gambar berikut.
Akan muncul pop up untuk memilih penerima SK yang berisikan informasi nama dosen, departemen, dan nama mahasiswa. Klik centang untuk memilih (bisa lebih dari satu).
Setelah selesai memilih, klik tombol Tambah yang ada di bawah.
Selanjutnya Anda akan mendapatkan notifikasi bahwa data penerima berhasil ditambahkan, dan data penerima yang Anda pilih akan masuk di daftar penerima.
Melihat Contoh Hasil atau Preview Berkas SK
Sebelum Anda mengajukan permohonan SK, Anda bisa melihat hasil sementara atau preview dari dokumen SK yang akan Anda ajukan dengan cara sebagai berikut.
Masuk ke halaman detail SK.
Klik tombol Preview yang berada di sebelah kanan seperti gambar berikut.
Akan muncul preview berkas SK yang akan diajukan.
Mengajukan Permohonan SK
Setelah Anda menyelesaikan semua data yang perlu diisi, di bagian halaman detail SK, akan tampil objek melayang berisikan tombol Ajukan seperti gambar berikut.
Klik tombol Ajukan.
Akan muncul pop up konfirmasi pengajuan permohonan SK.
Klik Kirim.
Permohonan SK berhasil diajukan. Anda perlu menunggu permohonan SK disetujui oleh validator.
Memantau Perkembangan Persetujuan SK
Setelah permohonan SK Anda ajukan, Anda dapat memantau perkembangan proses persetujuan SK melalui status SK.
Permohonan Draft SK Bebas
SK Bebas adalah SK yang dapat dibuat sesuai kebutuhan Bapak/Ibu. Fitur ini dapat diakses oleh petugas entri.
Melihat Daftar Draft SK Bebas
Untuk melihat daftar SK Bebas, silakan masuk ke menu Draft SK Bebas melalui menu yang ada di sebelah kiri.
Akan muncul halaman Draft SK Bebas seperti gambar berikut.
Penjelasan status yang ada di kolom Status adalah sebagai berikut.
Status | Penjelasan |
|---|---|
Disimpan | Draft permohonan Bapak/Ibu sudah disimpan, namun belum diajukan. |
Diajukan | Draft sudah diajukan, menunggu verifikasi dan persetujuan dari pejabat SK. |
Disetujui | Draft sudah disetujui oleh pejabat SK. |
Ditolak | Draft ditolak (revisi) oleh pejabat SK. |
Untuk melihat detail dari SK, silakan klik nomor SK.
Membuat Permohonan Draft SK Bebas
Masuk ke halaman Draft SK Bebas dengan mengeklik menu Draft SK Bebas yang ada di sebelah kiri.
Pada halaman Draft SK Bebas, klik tombol + Tambah baru yang ada di sebelah kanan.
Akan muncul halaman Buat Draft SK Bebas seperti gambar berikut. Silakan Bapak/Ibu melakukan pengisian form yang ada sesuai kebutuhan.
Penjelasan singkat terkait form tersebut adalah sebagai berikut.
Form | Penjelasan |
|---|---|
Penandatangan | Secara default adalah Rektor ITS dan tidak bisa diubah. |
Bidang | Silakan pilih bidang dari SK yang ingin Bapak/Ibu buat. |
Jenis SK | Silakan pilih jenis SK sesuai pilihan yang tersedia. |
Kategori Kegiatan | Silakan pilih kategori SK. Pilihan ini akan mengacu kepada jenis SK yang Bapak/Ibu pilih. |
Tanggal SK | Masukkan tanggal mulai SK. |
Terhitung Mulai Tanggal | Masukkan tanggal terhitung mulai. |
Terhitung Selesai Tanggal | Masukkan tanggal terhitung selesai. |
Semester | Pilih semester. |
Tingkat Kegiatan | Pilih tingkat kegiatan dari SK. |
Nama Validator | Pilih validator yang akan memvalidasi permohonan SK ini. |
Multisemester? | Secara default terpilih tidak. Silakan klik toggle menjadi Ya apabila SK multisemester. |
Keterangan (Boleh Tidak Diisi) | Keterangan SK untuk catatan dan sejenisnya, opsional tidak wajib diisi. |
Setelah dirasa cukup, silakan klik tombol Buat Draft SK untuk menyimpan draft SK.
Selanjutnya Bapak/Ibu akan mengarah ke halaman detail draft surat keputusan yang tadi dibuat. Akan ada notifikasi terkait kelengkapan draft SK yang perlu Bapak/Ibu lengkapi seperti gambar berikut.
Silakan lengkapi data yang belum lengkap di masing-masing form seperti Judul SK, konsideran, dasar hukum, diktum, batang tubuh, dan penerima SK. Untuk bagian memperhatikan bersifat opsional.
Pada masing-masing bagian, silakan Bapak/Ibu klik tombol Edit atau Tambah yang ada di sebelah kanan untuk melengkapi form.
Untuk bagian konsideran, apabila diperlukan untuk menambah silakan Bapak/Ibu klik tombol Tambah di sebelah kanan seperti gambar berikut.
Untuk menambah penerima SK, silakan klik tombol Tambah di bagian Daftar Penerima, kemudian masukkan nama penerima. Bapak/Ibu bisa mengeklik tombol + apabila ingin menambah penerima lebih dari satu seperti cuplikan berikut.
Setelah Bapak/Ibu sudah melengkapi semua data, peringatan akan hilang dan muncul tombol Ajukan. Silakan klik tombol Ajukan untuk mengajukan permohonan SK.
Setelah klik tombol Ajukan, Bapak/Ibu akan menerima notifikasi bahwa berhasil melakukan pengajuan draft SK untuk selanjutnya diverifikasi dan disetujui oleh pejabat SK.
Silakan menuju halaman Draft SK Bebas atau melihat detail SK Bebas untuk memantau status persetujuan pejabat SK.