Panduan Administrator myITS Alumni
myITS Alumni merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) ITS sebagai wadah untuk alumni ITS agar dapat terhubung dan mengakses layanan kealumnian.
Halaman ini berisi panduan untuk role Administrator di aplikasi myITS Alumni.
Klik gambar untuk memperbesar gambar.
Tautan Cepat
Halaman Depan (Landing Page)
Landing page pada aplikasi myITS Alumni adalah halaman depan yang dapat diakses oleh publik tanpa membutuhkan proses login atau autentikasi. Alumni dapat melakukan pendaftaran dengan data digital ITS yang dimilikinya melalui tombol Daftar Sekarang.
Halaman Beranda Admin
Halaman Beranda Admin berisikan kumpulan menu atau fitur dari aplikasi yang bisa diakses sesuai kebutuhan Administrator. Berikut adalah tampilan beranda tersebut beserta penjelasan singkatnya :
Nomor (Bagian) | Penjelasan Singkat |
|---|---|
1 | Menu navigasi yang akan muncul keterangannya ketika disorot oleh cursor mouse. Adapun nama menu tersebut berurutan dari atas hingga kebawah adalah Beranda, Verifikasi Pendaftaran Akun, Manajemen Alumni, dan Kelola Pengumuman. |
2 | Informasi Pengumuman yang muncul setelah dikelola pada halaman Kelola Pengumuman. Pengumuman yang ditampilkan pada section ini akan sama dengan yang ada di sisi beranda Alumni. |
3 | Menu Utama dari aplikasi yang berisikan Verifikasi Pendaftaran Akun, Manajemen Alumni, serta Kelola Pengumuman. |
4 | Bahasa dan Akun. Secara default, aplikasi myITS Alumni akan menggunakan Bahasa Inggris dan bisa diubah dengan mengeklik pada teks EN, lalu pilih ID. Sedangkan untuk ikon profil berisikan menu untuk ganti hak akses, tautan ke myITS, dan log out dari aplikasi. |
Pada tombol menu Verifikasi Pendaftaran Akun di halaman Beranda, ketika ada pendaftaran akun alumni baru yang belum diverifikasi, maka akan menampilkan teks berbeda dengan narasi “Ada pendaftaran akun yang belum diverifikasi.”
Verifikasi Pendaftaran Akun
Verifikasi ini hanya berlaku untuk alumni yang melakukan pendaftaran secara mandiri karena tidak memiliki data digital di ITS (alumni lulusan tahun 90-an kebawah yang data digitalnya tidak dimiliki ITS).
Menu Verifikasi Pendaftaran Akun Alumni berisikan daftar alumni yang melakukan pendaftaran akun secara mandiri (tanpa data digital ITS) dan dapat dilihat detail pendaftarannya untuk keperluan verifikasi. Berikut adalah tampilan halaman Verifikasi Pendaftaran Akun.
Status Pendaftaran
Pada bagian kolom Status, Terdapat lima jenis status dengan penjelasan singkat sebagai berikut :
Status | Penjelasan Singkat |
|---|---|
Menunggu Persetujuan | Belum ada aksi dari Administrator terhadap akun tersebut apakah Tolak, Revisi, atau Setujui. |
Menunggu Revisi | Administrator memberikan aksi Revisi kepada akun, dan menunggu alumni ybs. untuk melakukan revisi pendaftaran. |
Sudah Direvisi | Alumni ybs. sudah melakukan Revisi pendaftarannya, dan Administrator dapat memberikan aksi apakah Tolak, Revisi, atau Setujui. |
Verifikasi Ditolak | Pendaftaran akun ditolak oleh Administrator. |
Akun Disetujui | Pendaftaran akun disetujui oleh Administrator. CATATAN : Apabila disetujui, maka nama alumni ybs. akan disembunyikan dari halaman Verifikasi Pendaftaran Akun dan akan dimasukkan pada menu Manajemen Alumni. |
Melihat Detail Pendaftaran Akun
Administrator dapat melihat detail pendaftaran akun dari alumni dengan cara klik nama. Sebagai contoh, membuka detail pendaftaran akun Karim Benzema.
Klik nama Karim Benzema dan Bapak/Ibu akan diarahkan ke halaman detail pendaftaran akun dari Karim Benzema yang berisi informasi alumni beserta berkas pendukung lainnya.
Memberikan Aksi Pendaftaran Akun
Administrator dapat memberikan aksi terhadap pendaftaran akun yakni Tolak, Revisi, atau Setujui. Adapun tata caranya adalah sebagai berikut, yang ditulis berdasarkan keputusannya.
Tolak Pendaftaran
Administrator dapat melakukan penolakan pendaftaran akun bila diperlukan, dengan cara sebagai berikut :
Masuk ke detail pendaftaran akun yang ingin diberikan Tolak dengan cara klik nama. Sebagai contoh, membuka detail pendaftaran akun Karim Benzema.
Administrator melakukan verifikasi terlebih dahulu dengan melihat Informasi Alumni beserta berkas Ijazah (Ijazah dan Selfie bersama Ijazah). Untuk berkas Ijazah tidak perlu diunduh, dapat langsung dilihat dengan klik gambar dan gambar akan ditampilkan/diperbesar.
Administrator dapat memberikan keputusan Tolak dengan mengeklik tombol aksi yang melayang di bawah layar.
Akan muncul pop up konfirmasi sekaligus menambahkan alasan aksi tersebut. Adapun alasan ditolak pada form yang muncul wajib diisi oleh Administrator.
Setelah klik Tolak, maka pendaftar ybs. akan mendapatkan email konfirmasi bahwa pendaftaran akun ditolak.
Revisi Pendaftaran
Administrator dapat melakukan revisi pendaftaran akun bila diperlukan. Sebagai contoh ketika hanya ada kekurangan kecil dari data pendaftaran sehingga perlu diperbaiki. Berikut adalah tata caranya :
Masuk ke detail pendaftaran akun yang ingin diberikan Revisi dengan cara klik nama. Sebagai contoh, membuka detail pendaftaran akun Karim Benzema.
Administrator melakukan verifikasi terlebih dahulu dengan melihat Informasi Alumni beserta berkas Ijazah (Ijazah dan Selfie bersama Ijazah). Untuk berkas Ijazah tidak perlu diunduh, dapat langsung dilihat dengan klik gambar dan gambar akan ditampilkan/diperbesar.
Administrator dapat memberikan keputusan Revisi dengan mengeklik tombol aksi yang melayang di bawah layar.
Akan muncul pop up konfirmasi sekaligus menambahkan alasan aksi tersebut. Adapun alasan revisi pada form yang muncul ini wajib diisi oleh Administrator. Misalnya : foto ijazah buram/kurang jelas, nomor KTP tidak sesuai, atau alasan lainnya.
Setelah klik Revisi, maka pendaftar ybs. akan mendapatkan email konfirmasi bahwa pendaftaran akun perlu direvisi.
Setujui Pendaftaran
Administrator dapat menyetujui pendaftaran akun bila sudah sesuai dengan cara berikut :
Masuk ke detail pendaftaran akun yang ingin disetujui dengan cara klik nama. Sebagai contoh, membuka detail pendaftaran akun Karim Benzema.
Administrator melakukan verifikasi terlebih dahulu dengan melihat Informasi Alumni beserta berkas Ijazah (Ijazah dan Selfie bersama Ijazah). Untuk berkas Ijazah tidak perlu diunduh, dapat langsung dilihat dengan klik gambar dan gambar akan ditampilkan/diperbesar.
Administrator dapat memberikan keputusan Setujui dengan mengeklik tombol aksi yang melayang di bawah layar.
Akan muncul pop up konfirmasi. Klik Ya, Setujui untuk menyetujui.
Setelah klik Ya, Setujui, alumni ybs. akan mendapatkan email konfirmasi yang dapat di klik untuk mengaktifkan akun dan membuat password baru.
Manajemen Alumni
Menu manajemen alumni berisikan data seluruh alumni yang telah terdaftar di aplikasi myITS Alumni. Selain itu, ada fitur mendaftarkan akun alumni baru oleh Administrator.
Berikut adalah tampilan dari halaman manajemen alumni :
Mencari dan Melihat Detail Alumni
Pencarian data alumni dapat dilakukan melalui menu manajemen alumni, dan dengan bantuan filter bila dibutuhkan. Berikut adalah tata caranya secara singkat :
Lakukan pencarian. Apabila menggunakan filter, masukkan nama di field Cari yang berada di sebelah kanan. Sebagai contoh, memasukkan teks Karim Benzema.
Setelah menemukan, klik nama untuk membuka detail profil.
Mendaftarkan Alumni via Administrator
Administrator memiliki akses untuk mendaftarkan akun alumni baru. Hal ini merupakan salah satu pendekatan yang digunakan untuk mendata alumni yang memiliki jabatan tinggi sehingga Administrator dapat membantu melakukan pendaftaran.
Tata caranya adalah sebagai berikut :
Pada halaman Manajemen Alumni, klik tombol + Daftarkan Alumni.
Akan muncul halaman Pendaftaran Akun Baru. Administrator dapat memasukkan data alumni ybs. ke form yang tersedia dan klik Simpan.
Mengubah Email dan No. Telepon Alumni
Sebagai Administrator, Anda dapat mengubah email dan no. telepon alumni apabila diperlukan (misalnya alumni meminta pergantian email, salah memasukkan email, dan lain-lain).
Untuk mengubah, silakan masuk ke halaman detail akun alumni melalui Manajemen Alumni, kemudian mencari nama alumni yang ingin diubah email atau no. telepon nya dan klik untuk masuk ke detail.
Pada halaman Detail Akun, klik ikon pensil yang di sebelah kanan pada section Data Diri.
Akan muncul pop up Edit Email & No. Telepon yang berisikan field email dan no. telepon.
Silakan ubah sesuai kebutuhan. Setelah itu klik tombol Simpan.
Kelola Pengumuman
Pengumuman merupakan salah satu fitur yang ada di aplikasi myITS Alumni untuk membantu unit terkait dalam menyampaikan informasi kepada para alumni kampus ITS.
Membuat Pengumuman Baru
Berikut adalah cara menambahkan Pengumuman Baru.
Masuk ke halaman Kelola Pengumuman, kemudian klik tombol + Tambah.
Akan muncul pop up Tambah Pengumuman. Silakan mengisi informasi yang ingin disampaikan pada form Judul dan Isi. Jika dirasa sudah cukup, klik Tambah.
Pengumuman yang baru dibuat tersebut akan tersimpan di halaman Kelola Pengumuman serta ditampilkan pada halaman Beranda Administrator dan Alumni.
Mengedit Pengumuman
Administrator dapat mengubah pengumuman apabila dibutuhkan dengan cara sebagai berikut :
Buka halaman Kelola Pengumuman, pada pengumuman yang ingin diedit, klik tombol pengaturan pada kolom paling kanan kemudian pilih Edit.
Akan muncul pop up Edit Pengumuman. Silakan mengubah sesuai kebutuhan. Setelah selesaim klik Simpan.
Pengumuman baru tersebut akan tersimpan di halaman Kelola Pengumuman.
Menghapus Pengumuman
Administrator dapat menghhapus pengumuman yang sudah tidak diperlukan dengan cara sebagai berikut :
Buka halaman Kelola Pengumuman, pada pengumuman yang ingin dihapus, klik tombol pengaturan pada kolom paling kanan kemudian pilih Hapus.
Akan muncul pop up Hapus Pengumuman. Klik Hapus untuk menghapus.
Pengumuman berhasil terhapus dari sistem.
Fitur Alumni Unggulan
Menambahkan Alumni Unggulan
myITS Alumni memiliki fitur untuk menjadikan seorang alumni sebagai alumni unggulan sehingga bisa ditambahkan testimoni dan deskripsi singkat untuk ditampilkan pada halaman depan aplikasi.
Sebagai contoh, Anda akan menjadikan alumni Sujatmiko Hernandez sebagai alumni unggulan.
Masuk ke halaman Manajemen Alumni, kemudian cari Sujatmiko Hernandez.
Klik nama untuk masuk ke halaman detail alumni Sujatmiko Hernandez.
Pada section paling bawah, terdapat Fitur Alumni Unggulan seperti gambar berikut.
Klik tombol Aktifkan Fitur untuk menjadikan Sujatmiko Hernandez sebagai alumni unggulan.
Akan muncul pop up. Klik Aktifkan.
Section Fitur Alumni Unggulan akan menjadi seperti berikut.
Silakan melengkapi data yang dibutuhkan dengan mengeklik ikon titik tiga di sebelah kanan, dan klik Edit.
Setelah data lengkap, silakan klik tombol Simpan.
Setelah tersimpan, section Fitur Alumni Unggulan akan menjadi seperti berikut.
Di halaman depan aplikasi, data alumni unggulan tersebut akan ditampilkan seperti gambar berikut.
Menonaktifkan Alumni Unggulan
Untuk menonaktifkan fitur alumni unggulan, klik tombol titik tiga yang ada di sebelah kanan section Fitur Alumni Unggulan, kemudian klik Nonaktifkan Fitur.
Akan muncul pop up konfirmasi. Klik tombol Nonaktifkan.
Tampilan section Fitur Alumni Unggulan akan kembali seperti semula dan alumni tersebut tidak ditampilkan di halaman depan aplikasi.