Panduan Administrator Akademik myITS Wali
- Muhammad Fattah Na'im PR
myITS Wali adalah aplikasi yang dikembangkan oleh Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) untuk monitoring perkembangan studi anak oleh orang tua/wali secara digital.
Artikel ini berisikan panduan untuk Administrator Akademik dalam menggunakan aplikasi myITS Wali.
Data yang ditampilkan pada artikel ini adalah data dummy untuk keperluan panduan dan dokumentasi aplikasi.
Daftar Isi
- 1 Daftar Isi
- 2 Membuka Aplikasi
- 3 Penjelasan Menu Akun Wali dan Akun Mahasiswa
- 4 Membuat Akun Wali Baru
- 5 Menghubungkan Akun Wali ke Mahasiswa
- 6 Reset Password Wali
- 7 Menghapus Relasi Wali dan Mahasiswa
- 8 Menonaktifkan Akun Wali
- 9 Melihat Rekap Mahasiswa
- 10 Melihat Wali Mahasiswa
- 11 Mengunggah Banner
- 12 Mengubah atau Menambah Link Banner
- 13 Menghapus Banner
Membuka Aplikasi
Aplikasi myITS Wali dapat diakses melalui dashboard myITS Portal.
Pada section Aplikasi dan Layanan, lakukan pencarian myITS Wali. Kemudian klik ikon aplikasi untuk mengakses aplikasi.
Anda juga dapat membuka aplikasi melalui alamat https://wali.its.ac.id
Penjelasan Menu Akun Wali dan Akun Mahasiswa
Pada dasarnya menu ini memiliki data yang berkaitan. Menu Akun Wali berisikan daftar akun wali yang sudah terdaftar di aplikasi, sedangkan akun mahasiswa berisikan seluruh mahasiswa dan detail informasi walinya.
Sebagai contoh, apabila Anda ingin mengetahui informasi akun wali dari mahasiswa A, maka Anda dapat mengaksesnya melalui menu Akun Mahasiswa dan melakukan pencarian mahasiswa A tersebut.
Sedangkan apabila Anda ingin mengetahui Wali dengan nama Ridwan terhubung dengan mahasiswa mana, maka Anda dapat mengaksesnya melalui menu Akun Wali dan melakukan pencarian Wali dengan nama Ridwan tersebut.
Membuat Akun Wali Baru
Fitur ini digunakan untuk mendaftarkan akun wali baru yang belum pernah terdaftar di myITS Wali. Apabila wali sudah pernah terdaftar (sebagai contoh kakaknya sudah pernah kuliah di ITS, lalu adiknya kuliah di ITS juga), maka dapat menggunakan fitur Menghubungkan Akun Wali ke Mahasiswa.
Untuk membuat akun wali, di halaman Akun Wali, klik tombol + Tambah Akun Wali yang berada di sebelah kanan halaman.
Akan muncul pop up Tambah Akun Wali. Silakan pilih Buat Akun Baru untuk membuat akun wali yang belum terdaftar di sistem.
Setelah itu, akan muncul pop up Tambah Akun Wali yang berisikan form untuk registrasi akun wali seperti gambar berikut.
Silakan masukkan data yang diperlukan.
Anda juga dapat memasukkan anak wali (mahasiswa) lebih dari satu bila diperlukan dengan memasukkan nama lagi setelah memilih.
Setelah itu, klik tombol Buat Akun Wali.
Pastikan muncul notifikasi pendaftaran berhasil. Wali mahasiswa akan mendapatkan email untuk verifikasi akun dan membuat password.
Menghubungkan Akun Wali ke Mahasiswa
Fitur ini digunakan untuk menghubungkan Wali yang sudah terdaftar di sistem ke mahasiswa lain. Sebagai contoh kakaknya sudah pernah kuliah di ITS, lalu adiknya kuliah di ITS juga
Masuk ke halaman Akun Wali, kemudian klik tombol + Tambah Akun Wali yang berada di kanan halaman.
Akan muncul pop up Tambah Akun Wali. Pilih Hubungkan Akun Lama untuk menghubungkan akun wali ke mahasiswa.
Setelah itu, akan muncul pop up Hubungkan Akun Wali yang berisikan form untuk menghubungkan akun wali dengan mahasiswa seperti gambar berikut.
Silakan pilih nama anak wali, kemudian isikan email wali yang sudah terdaftar di aplikasi.
Anda dapat menambahkan anak wali (mahasiswa) lebih dari satu jika diperlukan, dengan memasukkan nama lagi setelah memilih.
Selain itu, Anda juga dapat memilih opsi apakah ada masa berlaku untuk Wali tersebut untuk bisa memonitor perkembangan studi mahasiswa ybs.
Fitur ini berguna untuk memberikan batas waktu akses Wali dalam memonitor perkembangan studi mahasiswa. Seperti contoh Wali pemberi beasiswa dari suatu perusahaan, maka bisa diberikan akses hanya saat berkepentingan saja (semisal 1 semester). Setelah melebihi tanggal putus relasi, maka wali tersebut tidak bisa memonitor perkembangan studi mahasiswa lagi.
Setelah itu, klik tombol Hubungkan.
Pastikan muncul notifikasi berhasil. Wali akan mendapatkan email konfirmasi penambahan relasi dan harus mengonfirmasi untuk bisa terhubung dan melakukan monitoring akademis mahasiswa tersebut.
Reset Password Wali
Administrator Akademik dapat membantu Wali untuk melakukan reset password.
Silakan menuju halaman Akun Wali.
Cari data Wali yang ingin dibantu reset password melalui kotak pencarian yang tersedia.
Apabila data sudah ditemukan, pada kolom Nama Wali, klik teks Lihat Detail.
Akan muncul halaman detail Akun Wali yang menampilkan detail informasi wali. Klik tombol Reset Password Wali yang berada di bawah nama wali.
Klik tombol Reset Password Wali, kemudian akan muncul pop up reset password wali. Nama dan email sudah terisi secara otomatis.
Silakan klik tombol Reset Password.
Pastikan muncul notifikasi reset password wali berhasil.
Wali tersebut akan mendapatkan email untuk perubahan password (ke email yang terdaftar). Wali dapat melakukan konfirmasi dengan mengeklik tombol di email, kemudian menuju halaman buat password untuk membuat password baru.
Menghapus Relasi Wali dan Mahasiswa
Fitur ini digunakan untuk menghapus relasi antara wali dengan mahasiswa, sehingga wali tidak dapat memonitor perkembangan akademis mahasiswa yang sebelumnya terhubung.
Setelah mahasiswa lulus, relasi antara mahasiswa dengan akun wali secara otomatis akan terhapus.
Contohnya seperti akun Wali PIC Pemberi Beasiswa yang berkepentingan untuk memonitor perkembangan akademis mahasiswa penerima beasiswa. Maka setelah masa beasiswa habis, relasi antara PIC Pemberi Beasiswa dan mahasiswa dapat dihapus sehingga PIC Pemberi beasiswa tidak bisa lagi memonitor mahasiswa tersebut.
Untuk menghapus relasi ini, silakan menuju halaman Akun Wali.
Cari data Wali yang ingin dihapus relasinya melalui kotak pencarian yang tersedia.
Apabila data sudah ditemukan, pada kolom Nama Wali, klik teks Lihat Detail.
Akan muncul halaman Detail Akun Wali. Pada section Anak Wali, di kolom Aksi paling kanan, klik tombol Putus Relasi untuk memutus relasi antara mahasiswa dengan akun wali.
Kemudian akan muncul pop up konfirmasi untuk mengkonfirmasi apakah Anda yakin ingin memutus relasi. Klik Ya.
Pastikan muncul notifikasi bahwa relasi berhasil dihapus.
Menonaktifkan Akun Wali
Fitur ini digunakan untuk menonaktifkan akun wali, sehingga wali tidak bisa masuk ke aplikasi myITS Wali.
Untuk menonaktifkan akun, silakan menuju halaman Akun Wali.
Cari data Wali yang ingin akunnya dinonaktifkan melalui kotak pencarian yang tersedia.
Apabila data sudah ditemukan, pada kolom Nama Wali, klik Lihat Detail.
Akan muncul halaman Detail Akun Wali. Silakan klik tombol Nonaktifkan yang berada di sebelah kanan untuk menonaktifkan akun wali.
Kemudian akan muncul pop up konfirmasi untuk mengkonfirmasi apakah Anda yakin ingin menonaktifkan akun tersebut. Klik Ya.
Pastikan muncul notifikasi bahwa akun berhasil dinonaktifkan.
Melihat Rekap Mahasiswa
Pada halaman Akun Mahasiswa, Anda dapat melihat total jumlah mahasiswa yang sudah dan belum mendaftarkan akun walinya. Untuk mengakses fitur ini, silakan masuk ke halaman Akun Mahasiswa.
Sebagai Administrator Akademik, Anda dapat melihat data seluruh program studi menggunakan filter yang tersedia.
Terdapat informasi total mahasiswa yang sudah mendaftarkan dan belum mendaftarkan akun wali.
Melihat Wali Mahasiswa
Anda dapat melihat siapa wali yang sudah terhubung dengan mahasiswa melalui menu Akun Mahasiswa ini.
Silakan cari mahasiswa yang ingin dilihat siapa walinya, kemudian klik Lihat Wali.
Akan muncul halaman detail Akun Mahasiswa yang berisikan informasi mahasiswa dan wali yang terhubung dengan mahasiswa tersebut.
Di halaman ini, Anda juga dapat melakukan reset password wali, putus relasi, dan menonaktifkan akun wali melalui kolom Aksi di sebelah kanan.
Untuk penjelasan dari fitur di kolom aksi pada dasarnya sama dengan melalui menu akun wali.
 | Reset Password Tombol ini digunakan untuk reset password dari akun wali. Setelah diklik, akan muncul pop up reset password dengan email wali yang sudah terisi. Klik tombol Reset Password untuk mengirimkan email reset password. |
|---|---|
 | Putus Relasi Mahasiswa dengan Akun Wali Tombol ini digunakan untuk memutus relasi antara mahasiswa dengan akun wali sehingga akun wali tidak bisa lagi memonitor perkembangan studi mahasiswa tersebut. Setelah diklik, akan muncul pop up konfirmasi putus relasi. Klik tombol Ya untuk memutus relasi. |
 | Nonaktifkan Akun Wali Tombol ini digunakan untuk menonaktifkan akun wali sehingga akun wali tidak bisa masuk ke aplikasi myITS Wali. Setelah diklik, akan muncul pop up konfirmasi nonaktifkan akun. Klik tombol Ya untuk menonaktifkan akun wali tersebut. |
Mengunggah Banner
Administrator Akademik memiliki hak akses untuk mengelola banner yang akan tampil di beranda Wali dan Mahasiswa.
Untuk mengunggah banner, silakan menuju halaman Kelola Banner yang ada di sidebar kiri.
Pada section Tambah Banner, silakan klik Upload File Disini dan masukkan link (jika ingin menambahkan link, opsional). Link bertujuan untuk mengarahkan ke URL tujuan apabila banner diklik oleh Wali atau Mahasiswa.
Hyperlink bersifat opsional. Apabila Bapak/Ibu tidak ingin mengisi, maka jika banner diklik oleh Wali atau Mahasiswa tidak memberikan respon apapun.
Setelah klik Tambah Banner, pastikan banner yang Bapak/Ibu unggah muncul di section Banner Saat Ini seperti gambar berikut.
Dengan demikian, banner tersebut juga sudah tampil di halaman beranda Wali dan Mahasiswa.
Mengubah atau Menambah Link Banner
Bapak/Ibu juga dapat mengubah atau menambah link banner apabila dibutuhkan. Pada section Banner Saat Ini, klik tombol Edit Hyperlink untuk mengubah link. Apabila Bapak/Ibu tidak memasukkan link ketika mengunggah banner, maka klik tombol Tambahkan Hyperlink.
Setelah itu, silakan ganti link sesuai keinginan. Bila dirasa sudah sesuai, klik tombol Simpan.
Pastikan muncul notifikasi berhasil mengubah hyperlink di pojok kanan atas aplikasi.
Dengan demikian, link berhasil diubah. Apabila wali atau mahasiswa mengklik banner tersebut, maka akan diarahkan ke link terbaru.
Menghapus Banner
Untuk menghapus banner, silakan geser atau pilih banner yang ingin dihapus dengan klik tombol Sebelumnya atau Selanjutnya. Setelah menemukan banner yang ingin dihapus, klik tombol Hapus Banner.
Akan muncul pop up konfirmasi Hapus Banner seperti berikut. Klik Ya.
Pastikan muncul notifikasi berhasil menghapus banner.
