Panduan Administrator myITS Project

myITS Project merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) ITS untuk digitalisasi proses bisnis kerja sama di Direktorat Kerjasama dan Pengelolaan Usaha (DKPU) ITS.

Halaman ini berisikan tutorial singkat penggunaan aplikasi myITS Project untuk Administrator.

Daftar Isi

Melihat Dashboard

Dashboard di myITS Project berisikan informasi data statistik Kerjasama yang dilakukan pada satu tahun. Informasi yang ditampilkan mencakup :

• Jumlah pengadaan dan kontrak

• Jumlah kontrak kerjasama yang sedang on progress dan yang sudah selesai

• Informasi total nilai kerjasama berdasarkan klasifikasi mitra

• Informasi total mitra yang terlibat dan klasifikasinya

• Informasi daftar proyektan dengan kontrak tertinggi

• Informasi daftar proyektan dengan kontrak terbanyak

Halaman ini dapat diakses pada menu Beranda yang berada di bagian paling atas.

Open

Halaman beranda myITS Project.

Mitra

Setiap kerjasama wajib memilih Mitra kerjasama. Data mitra ini dapat dikelola oleh Administrator Front-Office melalui menu Mitra.

Membuat Data Mitra

Untuk membuat data mitra, silakan masuk ke menu Mitra.

Silakan klik tombol + Mitra yang ada di sebelah kanan.

Open

Tombol + Mitra

Selanjutnya silakan isi form yang tersedia. Untuk yang berbintang merah, wajib diisi.

Apabila sudah selesai, silakan klik tombol Tambah Mitra.

Mengedit Data Mitra

Untuk mengedit data mitra, silakan masuk ke halaman Mitra kemudian klik nama mitra yang ingin Anda edit.

Akan muncul halaman detail mitra. Klik tombol Edit untuk membuka form dan silakan lakukan edit data mitra.

Setelah selesai, klik tombol Simpan Perubahan.

Menghapus Data Mitra

Untuk menghapus data mitra, pada halaman detail mitra, silakan klik tombol Hapus yang ada di sebelah kanan.

Pengadaan

Membuat Data Pengadaan

Silakan akses menu Pengadaan, kemudian klik tombol + Pengadaan untuk menambah data pengadaan baru.

Akan muncul form tambah Pengadaan. Silakan isi seluruhnya, kemudian pada bagian bawah halaman klik tombol Selanjutnya.

Di tahap ini, Anda harus memilih mitra. Silakan pilih mitra dari pengadaan. Apabila nama mitra belum ada, silakan Anda buat data mitra terlebih dahulu.

Selanjutnya, klik Simpan.

Mengedit Data Pengadaan

Untuk mengedit data pengadaan, silakan masuk ke detail pengadaan dengan mengeklik nama pengadaan.

Klik tombol Edit yang ada di sebelah kanan untuk membuka form.

Silakan lakukan edit atau perubahan data yang diperlukan. Setelah itu, klik tombol Simpan.

Mengunduh Data Pengadaan

Masuk ke halaman Pengadaan, kemudian klik tombol Unduh Rekap.

Personil

Membuat Data Personil

Silakan masuk ke menu Personil.

Klik tombol + Personil yang ada di sebelah kanan, kemudian pilih Personil Non-ITS.

Akan muncul form data personil yang perlu Anda lengkapi.

Silakan lakukan pengisian kemudian klik tombol Simpan.

Mengedit Data Personil

Untuk mengedit data personil, silakan masuk ke halaman Personil kemudian klik nama personil yang ingin Anda ubah untuk masuk ke halaman detail personil.

Pada halaman detail personil, klik tombol Edit untuk membuka form dan silakan Anda lakukan edit sesuai kebutuhan.

Setelah selesai, klik tombol Simpan.

Menghapus Data Personil

Pada halaman detail personil, klik tombol Hapus yang ada di sebelah kanan.

Request Dokumen

Membuat Request Dokumen

Silakan masuk ke halaman Request Dokumen, kemudian klik tombol + Request Dokumen.

Akan muncul form request dokumen, silakan lengkapi data yang diperlukan.

Setelah itu, klik Tambah.

Mengubah Request Dokumen

Silakan masuk ke halaman Request Dokumen, kemudian klik judul Request Dokumen untuk masuk ke halaman detail Request Dokumen yang ingin Anda ubah.

Setelah itu, klik tombol Edit untuk membuka form. Silakan lakukan edit sesuai kebutuhan Anda.

Selanjutnya silakan klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.

Menandai Selesai Pekerjaan

Sebagai eksekutor approval, silakan Anda menandai selesai pekerjaan dengan mengeklik tombol Selesai yang ada di bawah tanggal selesai dikerjakan.

Apabila Anda bertugas sebagai eksekutor terakhir, silakan klik tombol Tandai Selesai di sebelah kanan atas untuk menandai selesai keseluruhan,

Menghapus Request Dokumen

Untuk menghapus request dokumen, silakan menuju halaman detail dari request dokumen tersebut kemudian klik tombol Hapus yang ada di sebelah kanan.

Kerjasama

Membuat Data Kontrak Kerjasama

Untuk membuat data kerjasama baru, silakan masuk ke menu Kontrak Kerjasama, kemudian klik tombol + Kerjasama yang ada di sebelah kanan.

Silakan isi form data kerjasama dan personil kerjasama.

Selanjutnya, klik Simpan untuk menambah data kerjasama.

Mengunduh Data Rekap Kontrak Kerjasama

Untuk mengunduh rekap kontrak kerjasama, silakan masuk ke menu Kontrak Kerjasama.

Klik tombol Unduh Rekap yang ada di sebelah kanan.

Komplain

Membuat Data Komplain

Untuk membuat data komplain, silakan masuk ke menu Komplain.

Klik tombol + Komplain yang ada di sebelah kanan.

Akan muncul form Komplain yang bisa Anda isi.

Klik tombol Tambah.

Data komplain akan tampil di menu Komplain.

Berita Acara

Mengunggah Dokumen Berita Acara

Silakan masuk ke menu Berita Acara, kemudian pilih data kerjasama yang ingin Anda tambahkan dokumen berita acaranya.

Klik tombol + Berita Acara yang ada di sebelah kanan.

Silakan masukkan berkas yang dibutuhkan, kemudian klik tombol Simpan.

Laporan Akhir

Mengunggah Dokumen Laporan Akhir

Untuk mengunggah dokumen laporan akhir, silakan masuk ke menu Laporan Akhir.

Lakukan pencarian data kerjasama yang ingin Anda upload dokumen laporan akhirnya, kemudian klik tombol + Laporan yang ada di sebelah kanan.

Silakan unggah berkas laporan akhir dan klik Simpan.

Generate SK BKD

Pastikan Anda sudah melakukan validasi laporan akhir. Apabila belum melakukan validasi, silakan lakukan validasi dengan mengeklik tombol Validasi yang ada di sebelah kanan.

Setelah itu, klik tombol Generate SK BKD, dan masukkan tanggal serta nomor surat.

Klik tombol Generate.

Invoicing

Membuat Invoice

Untuk membuat invoice, silakan menuju halaman Invoicing. Kemudian pilih kerjasama yang ingin Anda buat invoicenya dengan mengeklik nama pekerjaan tersebut.

Akan muncul halaman daftar invoice kerjasama. Klik tombol + Invoice yang ada di sebelah kanan.

Silakan isi form detail invoice dan mitra faktur. Kemudian klik Simpan.

Invoice akan tersimpan.

Generate Berkas Invoice

Untuk melakukan generate berkas invoice, silakan menuju halaman detail invoice dengan mengeklik termin invoice yang ada di halaman daftar invoice kerjasama.

Kemudian klik tombol Generate yang ada di sebelah kanan.

Akan muncul tombol berkas. Silakan klik sesuai kebutuhan Anda.

Pengajuan Faktur

Untuk mengajukan faktur, silakan menuju halaman daftar invoice kerjasama.

Klik tombol + Pengajuan Faktur.

Selanjutnya akan muncul form pengajuan faktur, silakan isi dan klik Simpan.

Upload Faktur

Untuk mengupload faktur, silakan menuju halaman daftar invoice kerjasama.

Klik tombol + Faktur.

Selanjutnya akan muncul form upload faktur, silakan isi dan pilih berkas kemudian klik Simpan.

Membatalkan Invoice

Untuk membatalkan invoice, silakan menuju halaman daftar invoice kerjasama.

Klik tombol Batalkan.

Selanjutnya akan muncul form konfirmasi dan masukkan alasan pembatalan invoice.

Klik Batalkan untuk memproses pembatalan invoice.

Pencairan

Menambah Dana Masuk

Silakan masuk ke menu Pencarian, kemudian masuk ke detail pencairan dari suatu pekerjaan dengan mengeklik nama pekerjaannya.

Akan muncul daftar invoice pencairan dari kerjasama tersebut.

Silakan klik tombol + Dana Masuk untuk menambah dana masuk sesuai invoice tersebut.

Isi form yang ada, kemudian klik Simpan.

Mengisi Detail Pencairan

Pengisian detail pencairan dapat dilakukan secara langsung setelah menambahkan dana masuk. Setelah menambahkan dana masuk, Anda akan langsung diarahkan ke halaman pengisian detail pencairan.

Namun apabila pengisian dilakukan di lain hari, silakan ikuti langkah berikut.

Untuk mengisi detail pencairan, silakan masuk ke menu Pencairan kemudian masuk ke detail pencairan dari suatu pekerjaan dengan mengeklik nama pekerjaannya.

Akan muncul daftar invoice pencairan dari kerjasama tersebut.

Silakan klik tombol titik tiga di sebelah kanan dari suatu invoice pencairan, kemudian pilih Detail.

Klik tombol Edit untuk mengisi detail pencairan.

Selanjutnya klik Simpan untuk menyimpan.

Generate Surat Pencairan

Untuk generate surat pencairan, silakan masuk ke menu Pencairan kemudian masuk ke detail pencairan dari suatu pekerjaan dengan mengeklik nama pekerjaannya.

Akan muncul daftar invoice pencairan dari kerjasama tersebut.

Silakan klik tombol titik tiga di sebelah kanan dari suatu invoice pencairan, kemudian pilih Buat Surat.

Akan muncul banyak fitur surat yang bisa Anda generate. Silakan klik tombol Buat Draft surat yang Anda inginkan, kemudian isi form yang ada.

Selanjutnya klik Simpan, akan muncul halaman baru berisikan PDF dari surat tersebut.

Mengunggah Dokumen Rilis

Untuk mengunggah dokumen rilis, silakan masuk ke menu Pencairan kemudian masuk ke detail pencairan dari suatu pekerjaan dengan mengeklik nama pekerjaannya.

Akan muncul daftar invoice pencairan dari kerjasama tersebut.

Silakan klik tombol titik tiga di sebelah kanan dari suatu invoice pencairan, kemudian pilih Bukti Rilis.

Unggah dokumen rilis dan tanggalnya, kemudian klik Simpan.

Dokumen akan tersimpan di sistem dan dapat diunduh oleh ketua tim melalui menu Rekap Pencairan ketua tim.

Rekap

Melihat Rekap Kerjasama

Untuk melihat rekap kerjasama, silakan masuk ke menu Rekap Kerjasama.

Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.

Melihat Rekap Invoicing

Untuk melihat data rekap invoice yang sudah dibuat, silakan masuk ke menu Rekap Invoicing.

Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.

Melihat Rekap Dana Masuk

Untuk melihat data dana masuk pada tanggal tertentu sampai tanggal tertentu, silakan masuk ke menu Rekap Dana Masuk.

Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.

Melihat Rekap Monitoring Dokumen

Untuk melihat rekap monitoring dokumen, silakan masuk ke menu Monitoring Dokumen.

Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.

Melihat Rekap Mitra Reorder

Untuk melihat rekap mitra yang melakukan reoder, silakan masuk ke menu Mitra Reoder.

Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.

Melihat Rekap Mitra Tahunan

Untuk melihat rekap mitra kerjasama tiap tahun, silakan masuk ke menu Mitra Tahunan.

Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.

Melihat Monitoring Laporan Akhir

Untuk melakukan monitoring laporan akhir, silakan masuk ke menu Monitoring Laporan Akhir.

Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.

Melihat Rekap Persetujuan Pencairan

Untuk melihat rekap persetujuan pencairan yang dilakukan ketua tim, silakan masuk ke menu Persetujuan Pencairan.

Akan muncul daftar persetujuan pencairan yang sudah dilakukan oleh ketua tim. Setelah pencairan diproses, maka data pencairan tersebut tidak ditampilkan lagi di halaman ini.

Jika halaman ini kosong, maka belum ada ketua tim yang melakukan persetujuan.

Melihat Rekap Monitoring Pencairan

Untuk melakukan monitoring pencairan, silakan masuk ke menu Monitoring Pencairan.

Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.

Melihat Rekap Monitoring Termin

Untuk melakukan monitoring termin penagihan, silakan masuk ke menu Monitoring Termin.

Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.

Melihat Rekap Monitoring Faktur

Untuk melakukan monitoring faktur yang sudah diajukan, silakan masuk ke menu Monitoring Faktur.

Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.

Melihat Rekap Monitoring Tindak Lanjut

Untuk melakukan monitoring invoice mana yang sudah diterbitkan lebih dari 14 hari namun belum ada dana masuk, silakan masuk ke menu Monitoring Tindak Lanjut.

Apabila dana masuk sudah ditambahkan ke aplikasi, maka data invoice tersebut tidak ditampilkan lagi di halaman ini.

Melihat Rekap Laporan Piutang Kerjasama

Untuk melihat nominal laporan keuangan dan piutang per-kerjasama, silakan masuk ke menu Laporan Piutang.

Silakan gunakan filter apabila dibutuhkan.