Panduan Tim Biro Keuangan myITS Project

myITS Project merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) ITS untuk digitalisasi proses bisnis kerja sama di Direktorat Kerjasama dan Pengelolaan Usaha (DKPU) ITS.

Halaman ini berisikan tutorial singkat penggunaan aplikasi myITS Project untuk role Tim Biro Keuangan (Viewer myITS Project BK).

Note: Seluruh data kerja sama yang tampil pada gambar di artikel ini adalah data dummy untuk keperluan development dan artikel manual myITS Project.

Klik objek gambar untuk memperbesar gambar.

Daftar Isi

Membuka Aplikasi myITS Project

Aplikasi myITS Project dapat dibuka melalui dashboard myITS Portal dengan mengeklik ikon myITS Project seperti gambar berikut.

Ikon aplikasi myITS Project pada dashboard myITS Portal.

Setelah mengeklik ikon, Bapak/Ibu akan langsung mengarah ke aplikasi myITS Project.

Melihat Halaman Beranda

Setelah berhasil Log In ke aplikasi myITS Project, Bapak/Ibu akan langsung diarahkan ke halaman Beranda. Halaman ini berisikan informasi kerja sama yang telah terdata di aplikasi.

Tampilan halaman beranda myITS Project.

Penjelasan Komponen Dashboard

Adapun penjelasan singkatnya adalah sebagai berikut.

Bagian Dashboard	Penjelasan Singkat

Bagian Dashboard	Penjelasan Singkat
	Berisikan jumlah Pengadaan dan Kontrak yang telah terdata.
	Informasi lebih rinci terkait berapa kerjasama yang on progress dan berapa yang telah selesai.
	Informasi terkait total nominal uang dari kerjasama yang terdata di sistem, dengan dikelompokkan berdasarkan jenis Mitra. Note: Ditampilkan dalam Milyar. Contoh apabila Rp 500 juta, maka di grafik akan tampil 0,5.
	Informasi terkait Mitra kerjasama yang disajikan dalam bentuk pie chart beserta penjabaran klasifikasi mitra pada teks dibawah chart.
	Filter tahun kerjasama. Seluruh informasi dari bagian lain akan mengacu kepada filter ini. Bapak/Ibu bisa mengubah tahunnya untuk melihat rangkuman kerja sama pada tahun yang diinginkan.

Melihat Halaman Menu Invoice

Untuk melihat data Invoice, Bapak/Ibu dapat mengeklik menu Invoicing yang berada di sebelah kiri aplikasi.

Bapak/Ibu akan menuju ke halaman Invoice yang berisikan data invoicing pekerjaan seperti gambar berikut.

Penjelasan Kolom Data Invoice

Adapun penjelasan singkat mengenai informasi pada tabel adalah sebagai berikut.

Total Nilai Invoice	Total nilai dari invoice yang sudah dibuat oleh Administrator Keuangan DKPU.
ID Proyek	Nomor ID dari pekerjaan
Nama Pekerjaan	Nama pekerjaan atau proyek
Nilai Kontrak (Rp)	Nilai kontrak total dari pekerjaan atau proyek
Sisa Tagihan (Rp)	Sisa tagihan dari pekerjaan atau proyek, berdasarkan invoice yang telah dibuat.
Progress	Progres invoice yang telah dibuat dari pekerjaan atau proyek tersebut
Status	Status dari pekerjaan atau proyek.

Melihat Detail Invoice

Bapak/Ibu dapat melihat detail dari invoice dengan mengeklik nama pekerjaan pada halaman invoice, kemudian akan masuk ke halaman pekerjaan seperti berikut.

Untuk melihat lebih detail lagi tiap invoice, Bapak/Ibu dapat mengeklik teks Invoice ke-1, Invoice ke-2, atau Invoice ke-3 sesuai keinginan.

Setelah diklik, Bapak/Ibu akan masuk ke halaman detail invoice seperti berikut.

Mengunduh Rekap Pengajuan Faktur

Rekap pengajuan faktur dapat diunduh dalam format excel melalui halaman Invoicing.

Silakan Bapak/Ibu membuka halaman Invoicing, kemudian pada bagian kanan terdapat tombol Rekap Pengajuan Faktur. Silakan klik tombol tersebut.

Setelah Bapak/Ibu mengeklik tombol tersebut, akan muncul pop up untuk memilih rekap pengajuan faktur dari tanggal sekian hingga tanggal sekian.

Setelah memilih tanggal, klik tombol Unduh dan proses unduh akan segera berjalan.

Mengunduh Lampiran Pengajuan Faktur

Masuk ke halaman detail Invoice, pada kolom Lampiran Pengajuan, Bapak/Ibu dapat mengunduh berkas tersebut dengan mengeklik ikon unduh yang tersedia seperti gambar berikut.

Mengunduh Faktur Pajak

Masuk ke halaman detail Invoice, pada kolom Faktur Pajak, terdapat tombol ikon lihat.

Klik tombol Lihat yang berada di kolom Faktur Pajak seperti gambar berikut.

Akan muncul pop up Dokumen Faktur Pajak seperti gambar berikut. Bapak/Ibu dapat mengeklik tombol unduh untuk mengunduh berkas tersebut.

Proses unduh akan segera berjalan.

Melihat Halaman Pencairan

Untuk melihat data Pencairan, Bapak/Ibu dapat mengeklik menu Pencairan yang berada di sebelah kiri aplikasi.

Bapak/Ibu akan menuju ke halaman Pencairan yang berisikan rekap informasi data pencairan pekerjaan seperti gambar berikut.

Penjelasan Kolom Data Pencairan

Adapun penjelasan singkat mengenai informasi pada tabel adalah sebagai berikut.

Total Dana Masuk	Total nilai dana masuk dari invoicing pekerjaan pada tahun tersebut.
ID Proyek	Nomor ID dari pekerjaan
Nama Pekerjaan	Nama pekerjaan atau proyek
Nilai Kontrak (Rp)	Nilai kontrak total dari pekerjaan atau proyek
Sisa Tagihan (Rp)	Sisa tagihan dari pekerjaan atau proyek, berdasarkan invoice yang telah dibuat.
Progress	Progres invoice yang telah dibuat dari pekerjaan atau proyek tersebut
Status	Status dari pekerjaan atau proyek.

Melihat Detail Pencairan

Untuk melihat detail Pencairan, silakan klik salah satu nama pekerjaan.

Akan muncul halaman berisikan informasi pencairan seperti berikut.

Pada halaman ini, Bapak/Ibu dapat melihat informasi Nilai Kontrak, Sisa Tagihan, dan data Invoice beserta statusnya. Adapun beberapa status beserta penjelasan singkatnya dapat dilihat pada tabel berikut:

Dana Belum Masuk	Dana belum masuk.
Dana Masuk Belum Tercatat	Administrator sudah mengunggah bukti dana masuk ke sistem, dan sedang dalam proses menginputkan data di detail Pencairan.
Dana Masuk Tercatat	Administrator sudah menginputkan data di detail Pencairan. Selanjutnya menunggu persetujuan dari ketua tim.
Dana Masuk Disetujui	Status yang akan ditampilkan apabila Ketua Tim menyetujui detail Pencairan.
Dana Masuk Tidak Disetujui	Status yang akan ditampilkan apabila Ketua Tim tidak menyetujui detail Pencairan.
Dana Masuk Sudah Diupdate	Administrator sudah mengupdate detail pencairan yang sebelumnya ditolak oleh Ketua Tim
Dana Masuk Sedang Ditransfer	Transfer dana sedang diproses oleh DKPU.
Dana Masuk Sudah Ditransfer	Transfer dana telah selesai diproses oleh DKPU.

Klik pada tombol titik tiga yang berada di sebelah kanan, kemudian klik Detail.

Bapak/Ibu akan masuk ke halaman detail pencairan Invoice ke-3 seperti gambar berikut.

Melihat Rekap Keuangan

Untuk melihat data rekap keuangan, Bapak/Ibu dapat mengeklik menu Rekap Keuangan yang berada di sebelah kiri aplikasi.

Bapak/Ibu akan menuju ke halaman Rekap Keuangan yang berisikan data-data rekap keuangan seperti gambar berikut.

Bapak/Ibu dapat memonitor data keuangan pekerjaan yang ada di myITS Project, dan dapat menggunakan fitur filter data untuk mempermudah pencarian yang diinginkan.

Adapun filter yang dapat digunakan adalah sebagai berikut.

Komponen Filter Data

Tahun Kerjasama	Menentukan tahun pekerjaan yang diinginkan, multiple tahun. Bapak/Ibu dapat memilih secara jangka waktu, misalnya pekerjaan dari 2020 sampai 2023.
Tahun Pembuatan Invoice	Tahun invoice dibuat.
Tanggal Invoice	Tanggal pembuatan invoice.
Notifikasi Ketua Tim	Status dari notifikasi ketua tim. Pilih semua untuk melihat semua rekap keuangan yang ketua timnya sudah dinotifikasi dan belum. Pilih sudah dinotifikasi untuk melihat rekap keuangan yang sudah disetujui oleh ketua tim. Pilih belum dinotifikasi untuk melihat rekap keuangan yang belum disetujui oleh ketua tim.
Persetujuan Ketua Tim	Status persetujuan dari ketua tim. Pilih semua untuk melihat semua rekap keuangan yang ketua timnya sudah menyetujui dan belum. Pilih Disetujui untuk melihat rekap keuangan yang ketua timnya sudah menyetujui. Pilih Belum Disetujui untuk melihat rekap keuangan yang ketuanya belum menyetujui. Pilih Ditolak untuk melihat rekap keuangan yang ketuanya menolak.
Jenis Pekerjaan	Jenis pekerjaan yang dilakukan. Pilih semua untuk melihat semua rekap keuangan dari semua jenis pekerjaan. Pilih Kerjasama Profesional untuk melihat rekap keuangan dari jenis pekerjaan kerjasama profesional. Pilih Pelatihan untuk melihat rekap keuangan dari jenis pekerjaan pelatihan.

Komponen Rangkuman Data

Jumlah Invoice	Jumlah dari invoice yang ditemukan dari hasil pencarian.
Total Nilai Invoice	Total penjumlahan nilai invoice dari hasil pencarian.
Total Invoice Terbayar	Total penjumlahan nilai invoice yang sudah terbayar dari hasil pencarian.
Total Piutang	Total penjumlahan piutang dari hasil pencarian.
Total Dana Masuk	Total penjumlahan dana masuk dari hasil pencarian.
Total Dana Masuk Belum Pencairan	Total penjumlahan dana masuk yang belum pencairan dari hasil pencarian.

Penjelasan Kolom Data Rekap

No	Nomor urut hasil pencarian
Nama Pekerjaan	Nama pekerjaan. Berisikan informasi sebagai berikut. ID kerjasama Nama pekerjaan Ketua tim jenis pekerjaan
Nilai Kontrak	Nilai kontrak dari pekerjaan dan informasi PPN (dikenakan PPN atau tidak dikenakan PPN).
Tanggal Invoice	Tanggal invoice
Nomor Invoice	Nomor invoice dan informasi termin dari invoice terkait.
Nilai Invoice	Nilai invoice
Dana Masuk	Nilai dana masuk dari invoice terkait. Apabila belum ada dana masuk, maka otomatis nilainya 0
Pencairan	Nilai pencairan dari invoice terkait. Apabila belum ada pencairan, maka otomatis nilainya 0
Status Ketua Tim	Status dari ketua tim atau proyektan. Berisikan informasi sebagai berikut. Status notifikasi (apakah sudah dinotifikasi atau belum) Status persetujuan ketua tim (apakah sudah menyetujui, belum menyetujui, atau menolak) Tanggal menyetujui atau tanggal menolak. Bila ketua tim belum menyetujui, maka tidak muncul.
Progres	Status dari invoice. Adapun status yang ada sebagai berikut. Belum ada (belum ada proses pencairan yang berjalan). Belum Diproses (pencairan belum diproses karena menunggu keputusan ketua tim, atau ketua tim tidak setuju). Sedang Diproses (pencairan sedang dalam proses). Sudah Ditransfer (dana sudah ditransfer ke rekening ketua tim). Apabila Administrator DKPU sudah mengunggah bukti rilis, maka akan muncul ikon unduh di bawah status.

Mengunduh Rekap Keuangan

Bapak/Ibu dapat mengunduh hasil pencarian rekap keuangan dalam bentuk excel dengan cara sebagai berikut.

Pada halaman Rekap Keuangan, klik tombol Unduh Excel yang berada di sebelah kanan.

Proses unduh akan berlangsung.

Mengunduh Bukti Rilis

Bukti rilis adalah berkas yang diunggah oleh Administrator DKPU setelah proses pencairan dana dan dapat diunduh oleh ketua tim atau proyektan.

Bapak/Ibu tim unit Biro Keuangan juga mendapat akses untuk mengunduh berkas tersebut dengan cara sebagai berikut.

Masuk ke halaman Rekap Keuangan, kemudian pada kolom Progress, apabila Administrator DKPU sudah mengunggah bukti rilis, maka akan muncul tombol unduh seperti gambar berikut.

Klik tombol unduh untuk mengunduh bukti rilis.

Melihat Rekap Pencairan

Rekap pencairan adalah fitur untuk melihat data rekap dari proses pencairan dana pekerjaan ketua tim di myITS Project.

Bapak/Ibu dapat masuk ke halaman rekap pencairan melalui menu Rekap Pencairan yang ada di sebelah kiri aplikasi.

Berikut adalah tampilan halaman rekap pencairan.

Bapak/Ibu dapat menggunakan fitur filter untuk memonitor data pencairan dana pada tanggal tertentu sesuai kebutuhan.

Adapun penjelasan singkat tentang komponen yang ada di rekap pencairan ini adalah sebagai berikut.

Filter Data dan Komponen Lainnya

Tanggal Surat Pencairan	Fitur untuk memilih rentang tanggal berdasarkan tanggal surat pencairan yang telah diinput oleh Administrator Keuangan DKPU.
Nilai Pencairan Dana Carry Over	Nilai total penjumlahan dari pencairan dana yang carry over berdasarkan hasil pencarian data.
Nilai Dana Masuk	Nilai total penjumlahan dari dana masuk berdasarkan hasil pencarian data.

Penjelasan Kolom Data Rekap

No	Nomor
Data Berkas	Data yang berisikan terkait pemberkasan, meliputi : Nomor surat pencairan dana kerjasama Tanggal surat pencairan dana kerjasama ID berkas kerjasama
Nilai Pencairan	Nilai dari pencairan dana
Ketua Tim	Nama ketua tim kerjasama
Status SIMPRO	Menampilkan status meliputi : Tercatat : SIMPRO Tanggal pencairan disetujui oleh ketua tim
E-Billing ke ITS	Data yang menampilkan E-Billing ke ITS meliputi PPN dan PPh 23. Apabila tidak ada, kolom akan kosong.
Data Bank Pencairan	Data rekening dari ketua tim, meliputi : Nama bank No. rekening Nama pemilik rekening
Keterangan	Berisikan keterangan dari pencairan termin dan persentasenya, serta informasi tanggal rilis. Apabila bukti rilis belum diunggah oleh Administrator, maka akan kosong atau strip (-).
Pemungutan, PPh 23, dan PPN	Berisikan informasi terkait pemungutan pajak, PPh 23, dan PPN.

Mengunduh Rekap Pencairan

Bapak/Ibu juga dapat mengunduh rekap pencairan dari hasil pencarian data yang dilakukan.

Setelah melakukan pencarian data dan data sudah tampil, pada bagian kanan atas klik tombol Unduh Excel.

Proses unduh akan segera berjalan.