Panduan Pengguna myITS Sign

myITS Sign merupakan aplikasi yang bisa digunakan oleh civitas ITS untuk melakukan tanda tangan digital pada semua dokumen digital di ITS.

Halaman ini berisikan panduan pengguna aplikasi myITS Sign.

Note: Seluruh gambar yang tampil di artikel ini adalah data dummy untuk keperluan development dan artikel panduan myITS Sign.

Klik objek gambar untuk memperbesar gambar.

Membuka Aplikasi

Untuk membuka aplikasi, silakan klik aplikasi myITS Sign di beranda myITS Portal atau dengan mengunjungi tautan berikut https://sign.its.ac.id

Status di Halaman Beranda

Ketika Anda membuka aplikasi myITS Sign, di halaman Beranda akan muncul notifikasi terkait status akun Anda. Hal ini berkaitan dengan akun Anda apakah sudah terdaftar di sistem BSrE atau belum.

Apabila Anda sudah terdaftar, maka Anda dapat melakukan tanda tangan digital dan verifikasi dokumen.

Sedangkan bila belum terdaftar, maka Anda hanya dapat melakukan verifikasi dokumen saja.

Notifikasi informasi Anda sudah terdaftar di sistem BSrE.

Notifikasi informasi Anda belum terdaftar di sistem BSrE.

Melakukan Tanda Tangan Digital

Untuk melakukan tanda tangan digital, silakan masuk ke halaman Tanda Tangan.

Pada halaman Tanda Tangan, silakan klik tombol + Penandatangan Baru (Sendiri) atau + Penandatangan Baru (dengan Pihak Lain).

Jika berkas hanya membutuhkan satu tanda tangan saja, maka pilih Penandatangan Baru (sendiri). Sedangkan apabila berkas membutuhkan tanda tangan lebih dari satu orang, maka pilih + Penandatangan Baru (dengan Pihak Lain).

Akan terbuka halaman Buat Tanda Tangan seperti gambar berikut. Silakan isi form yang tersedia.

Berikut adalah penjelasan singkat terkait form yang Ada di halaman Buat Tanda Tangan.

Konteks Penandatanganan	Konteks penandatanganan, misalnya Surat undangan rapat koordinasi progres pembangunan garasi gedung A.
Dokumen	Pilih dan upload dokumen yang ingin Anda tanda tangani.
Jenis Tanda Tangan	Terdapat dua jenis tanda tangan, yakni Tanda Tangan Tidak Terlihat dan Tanda Tangan dengan Spesimen Tag. Tanda Tangan Tidak Terlihat : Tanda tangan Anda tidak terlihat secara visual di dokumen yang ada. Informasi tanda tangan dapat dilihat menggunakan software PDF viewer seperti Adobe Reader. Tanda Tangan dengan Spesimen Tag : Tanda tangan Anda terlihat secara visual dan diletakkan berdasarkan tag yang ada di dokumen. Contoh ilustrasinya, silakan klik ikon info pada halaman Buat Tanda Tangan.
Layanan	Terdapat dua layanan yang tersedia, Tanda Tangan Sendiri dan Tangan Tangan dengan Pihak Lain. Tanda Tangan Sendiri : Anda akan melakukan tanda tangan sendiri (satu orang) ke dokumen yang Anda upload. Tanda Tangan dengan Pihak Lain : Anda akan melakukan tanda tangan bersama orang lain, contohnya surat edaran yang memiliki tiga tanda tangan, maka Anda akan tanda tangan. Kemudian orang lain yang Anda pilih juga dapat melakukan tanda tangan di dokumen tersebut.
Pilih Karakter Spesimen Tag	Karakter yang Anda gunakan pada dokumen untuk penempatan tanda tangan spesimen Anda. Sebagai contoh Anda memiliki spesimen atau gambar tanda tangan visual, kemudian ingin menyisipkan gambar tersebut ke dokumen. Maka pada dokumen Anda, silakan masukkan karakter spesimen # pada lokasi dimana gambar tanda tangan Anda ingin posisikan.
Anggota Penandatanganan	Jika menggunakan layanan Tanda Tangan dengan Pihak Lain, Anda dapat memilih anggota penandatanganan pada berkas yang Anda upload. Sebagai contoh Anda memiliki surat yang membutuhkan tanda tangan Anda dengan sekretaris dan direktur. Maka Anda perlu menambahkan sekretaris dan direktur tersebut ke form Anggota Penandatanganan agar ybs dapat melakukan tanda tangan berkas surat tersebut di aplikasi myITS Sign.

Setelah selesai mengisi form, silakan klik Simpan.

Akan muncul halaman Penandatanganan seperti gambar berikut.

Selanjutnya silakan klik tombol Tanda Tangani Dokumen ini dan masukkan passphrase dari akun BSrE Anda.

Pastikan passphase yang Anda masukkan sudah benar. Klik Tanda Tangan untuk melakukan tanda tangan digital pada dokumen.

Untuk mengunduh dokumen, silakan klik tombol Unduh yang berada di objek dokumen.

Verifikasi Dokumen

Selain melakukan tanda tangan, aplikasi myITS Sign juga dapat digunakan untuk verifikasi dokumen sehingga apabila Anda memiliki dokumen dan ingin melihat apakah dokumen tersebut valid tanda tangan digitalnya, Anda dapat menggunakan fitur tersebut di myITS Sign.

Silakan klik menu Verifikasi Dokumen yang ada di sebelah kiri.

Pada halaman Verifikasi Dokumen, pilih file yang ingin Anda verifikasi, kemudian klik tombol Proses.

Akan muncul hasil verifikasi dokumen yang Anda upload.